Welche Compliance-Lösung passt zu Ihnen? Ombudsmann vs. digitales Meldesystem

In der heutigen Geschäftswelt ist es entscheidend, dass Unternehmen ethische Standards einhalten und sich an Compliance-Vorschriften halten. Sie stehen vor zunehmenden Herausforderungen, wenn es darum geht, alle gesetzlichen Vorschriften sowie interne Richtlinien sicherzustellen und einzuhalten.

Zwei wichtige Instrumente zur Bewältigung dieser Herausforderungen sind der Ombudsmann und das digitale Meldesystem. Beide ermöglichen es, Fehlverhalten und Missstände zu melden. Doch welche Wahl ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Was ist der Ombudsmann?

Der Ombudsmann oder die Ombudsfrau ist eine unparteiische Schiedsperson, die Beschwerden entgegennimmt und überprüft. Um die Beschwerden entsprechend bearbeiten zu können, sollte die Person fundierte juristische Kenntnisse haben.

Definition & Geschichte:

Laut Duden bedeutet der Begriff Ombudsmann bzw. Ombudsfrau wörtlich "Mann bzw. Frau, der oder die die Rechte der Bürgerinnen und Bürger gegenüber den Behörden wahrnimmt." Ursprünglich stammt der Begriff aus dem Altnordischen und steht für “Vollmacht” oder "Auftrag".

Die Idee einer Ombudsperson wurde erstmals 1809 in Schweden eingeführt. Dort agierte die Person als Vertrauensperson für Bürgerbeschwerden. Heute hat sich das Konzept der Ombudsstelle in ganz Skandinavien etabliert. Seit den 1970er Jahren wird das Konzept auch in Deutschland angewendet.

Der Einsatz von Ombudspersonen

Ombudsmänner werden in verschiedenen Bereichen eingesetzt, nicht nur im Compliance-Kontext. Sie kommen zum Einsatz, wenn es häufig zu Streitigkeiten oder Beschwerden zwischen verschiedenen Parteien kommt. Ombudsmänner fungieren dann als Schlichter und Vermittler. Einige Unternehmen haben zum Beispiel unabhängige Ombudsstellen, um Kundenbeschwerden zu behandeln.

Ombudsmänner sind auch in der Kreditwirtschaft, Versicherungswirtschaft, im Gesundheitswesen, Bildungseinrichtungen und Behörden zu finden. Sie dienen als zentrale Anlaufstelle für Beschwerden und Konflikte in öffentlichen Institutionen. Übernehmen mehrere Personen gemeinsam die Ombudsfunktion, spricht man von einem Ombudsrat. 

Viele börsennotierte Unternehmen haben mittlerweile auch Ombudspersonen im Rahmen ihrer Compliance Management Systeme. Diese fungieren als Ansprechpartner für Hinweisgeber (Whistleblower) und bearbeiten die eingehenden Meldungen entsprechend.

Ist die Bearbeitung von Hinweisen durch eine Ombudsperson überhaupt HinSchG-konform?

Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt vor, dass Unternehmen einen Meldekanal bereitstellen müssen, über den Mitarbeitende Missstände melden können. Dieser Meldekanal kann von einer internen Person, der Meldestellenbeauftragten, betreut werden. Diese Person muss unabhängig sein und darf keine Interessenkonflikte mit ihrer Tätigkeit haben. Sie sollte lediglich Erfahrung in folgenden Bereichen nachweisen können:

  1. Wie man mit eingehenden Hinweisen umgeht.
  2. Wie man mit den Hinweisgebenden kommuniziert.
  3. Wie man den Hinweisgebenden Sicherheit und Vertrauen gibt.
  4. Wie man die Aufklärung im Unternehmen steuert

Wenn das Unternehmen keine qualifizierten Mitarbeiter hat, um diese Aufgabe zu übernehmen, kann eine externe Ombudsperson eingesetzt werden. Laut § 14 Absatz 1 ist es erlaubt, dass auch eine externe Ombudsperson die Hinweise bearbeitet.

Welche Aufgaben hat die Ombudsstelle im Compliance Management?

Die Ombudsstelle hat verschiedene Aufgaben im Bereich Compliance. Diese können wie folgt sein:

Vertrauliche Informationsaufnahme

Die Ombudsstelle steht zur Verfügung, um vertrauliche Informationen entgegenzunehmen. Insbesondere dann, wenn es Anzeichen für mögliche Verstöße oder Unregelmäßigkeiten im Unternehmen gibt.

Schutz der Identität

Die Ombudsstelle gewährleistet den Schutz der Identität der Hinweisgeber durch Geheimhaltung. Dadurch wird sichergestellt, dass sie anonym bleiben können.

Unabhängige Bewertung

Die Ombudsperson prüft Konflikte unabhängig und fair.

Abwägung der Argumente

Sie berücksichtigt die Argumente aller Beteiligten und hilft bei der Klärung von Konflikten.

Risiko, Schaden und Kosten

Die Ombudsstelle bewertet Risiken, Schäden und Kosten und unterstützt bei der Suche nach angemessenen Lösungen.

Datenschutz

Sie beachtet datenschutzrechtliche Vorgaben wie die DSGVO und das BDSG.

Bericht an den Compliance-Beauftragten

Die Ombudsstelle berichtet an den Compliance-Beauftragten des Unternehmens. So unterstützt sie bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

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Der externe Ombudsmann : Vorteile & Anforderungen

In den meisten Fällen handelt es sich um Personen, die eine juristische Ausbildung absolviert haben oder andere Berufsgeheimnisträger sind. Für Unternehmen bietet ein externer Ombudsmann viele Vorteile: Er ist unabhängig und nimmt aufgrund seiner neutralen Positionierung gemäß den betrieblichen Compliance-Richtlinien sowohl die Perspektive des Hinweisgebers als auch die der Firma in einem Streitfall ein.

Der Hinweisgeber kann sicher sein, dass seine Informationen bei der Firma ankommen, während gleichzeitig Vertraulichkeit gewahrt wird. Unternehmen können von einer externen Ombudsperson profitieren. Diese bringt folgende Vorteile mit sich:

  • Unabhängigkeit: Ein externer Ombudsmann berät gemäß den betrieblichen Compliance-Richtlinien beide Seiten des Streitfalls. Dabei bleibt er immer unabhängig, unparteiisch und diskret.
  • Anonymität: Hinweisgeber können sicher sein, dass ihre Informationen das entsprechende Unternehmen erreichen, während ihre Anonymität gewahrt bleibt.
  • Qualifikationen: Eine externe Ombudsperson sollte folgende Qualifikationen mitbringen: Verschwiegenheit, Erfahrung in Arbeitsrecht und Wirtschaftsstrafrecht, Grundkenntnisse in Datenschutz und BWL, soziale und psychologische Kompetenz sowie Erfahrung im Umgang mit Behörden.
  • Flexibilität: Eine Ombudsstelle sollte flexibel zu erreichen sein, auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten.

Beschwerden bei der Ombudsperson einreichen: So funktioniert's

Mitarbeiter sollten ermutigt werden, ihre Bedenken zu äußern. Die Wahl der geeigneten Methode zur Einreichung einer Beschwerde ist dabei von großer Bedeutung. Folgendes ist dabei zu berücksichtigen:

  1. Kontaktmethode: Ist die Kontaktaufnahme persönlich, telefonisch, per Post oder per E-Mail am einfachsten?
  2. Wahrung der Anonymität: Wie kann sichergestellt werden, dass die Identität geheim bleibt? Die Ombudspersonen sind dazu verpflichtet, die Informationen vertraulich zu behandeln.
  3. Kosten: Wenn ein Unternehmen den externen Ombudsmann in sein Compliance-Management-System integriert, trägt es auch die Kosten dafür. Es ist wichtig, dass die Compliance-Manager klar kommunizieren, dass Mitarbeiter sich kostenlos und ohne negative Konsequenzen an den beauftragten Vertrauensperson wenden können. Nur so werden potenzielle Hinweisgeber ermutigt, Verstöße gegen Vorschriften zu melden.
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Compliance Manager bei der Bearbeitung eines Hinweises (DE)

Wie läuft ein Meldeverfahren bei der Ombudsstelle ab?

Zunächst führt der Ombudsmann oder die Ombudsfrau ein persönliches Gespräch mit dem Hinweisgeber. Alles, was in diesem Gespräch besprochen wird, bleibt vertraulich. Die Ombudsperson dokumentiert den Sachverhalt und prüft, ob die Vorwürfe schlüssig sind. Anschließend nimmt sie Kontakt mit dem Unternehmen auf, normalerweise mit dem Compliance Officer.

Wenn der Hinweisgeber anonym bleiben möchte, gibt der Ombudsmann dessen Identität nicht preis und fungiert als einzige Kontaktperson. Falls das Unternehmen Rückfragen hat, übernimmt die Ombudsperson die Kommunikation und sammelt weitere Informationen vom Hinweisgeber. Basierend auf diesen Erkenntnissen entscheidet das Unternehmen dann, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen oder ob interne Ermittlungen erforderlich sind.

Das digitale Meldesystem als Alternative zur Ombudsstelle?

Ab Dezember 2021 sind Unternehmen gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie dazu verpflichtet, ein digitales Meldesystem einzuführen, über das Mitarbeiter Probleme melden können. Dieses digitale System kann als Alternative zur Ombudsperson dienen.

Wenn es um gutes Management und die Einhaltung von Regeln geht, stellt sich die Frage, welcher Ansatz effektiver ist, um Konflikte zu klären - die Nutzung eines Ombudsmanns oder eines digitalen Meldesystems. Die Compliance-Organisation spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Einhaltung von Regeln und hat somit einen großen Einfluss auf die Unternehmensführung. Daher ist es wichtig, die beste Methode zu wählen, um die Regeln effektiv durchzusetzen und Konflikte angemessen zu lösen.

Eine Ombudsstelle bietet persönlichen und vertraulichen Kontakt, während ein digitales Meldesystem eine effiziente und oft anonyme Berichterstattung ermöglicht. Die Herausforderung besteht darin, einen ausgewogenen Ansatz zu finden, der die Vorteile beider Optionen nutzt, um sicherzustellen, dass die Regeln effektiv eingehalten werden.

Ombudsstelle vs. Digitales Hinweisgebersystem: Die Entscheidungshilfe

Es gibt einige Unterschiede zwischen einer Ombudsstelle und einem digitalen Hinweisgebersystem:

Anonymität

Ein digitales Hinweisgebersystem gewährleistet in der Regel eine höhere Anonymität. Hier können die Meldungen verschlüsselt und anonym abgegeben werden.

Zugänglichkeit

Ein digitaler Meldekanal ist zu jeder Uhrzeit und von jedem Ort aus erreichbar. Eine externe Ombudsstelle hingegen muss physisch oder telefonisch kontaktiert werden.

Effizienz

Ein digitales Hinweisgebersystem ermöglicht es, die Meldungen effizient zu verwalten und zu dokumentieren. So kann die Bearbeitung der Fälle erleichtert werden.

Statistiken und Risikobewertung

Ein digitales System erlaubt es, die Meldungen einfach auszuwerten. So lassen sich schnell Statistiken erstellen und ein Risikobewertung durchführen.

Skalierbarkeit

Digitale Hinweisgebersysteme lassen sich leicht je nach Unternehmensgröße skalieren und an verschiedene Sprachen anpassen.

Kombination

Bei Bedarf können Ombudspersonen oder Telefon-Hotlines gut mit einem digitalen Hinweisgebersystem kombiniert werden. So kann den Mitarbeitern eine vielfältige Möglichkeiten gegeben werden, ihre Bedenken zu äußern.

Fazit: Ombudsmann kann als Ergänzung zum digitalen Meldesystem dienen

Die Entscheidung, ob sich ein Unternehmen für eine externe Ombudsperson oder ein digitales Hinweisgebersystem entscheidet, hängt von den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen ab. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile.

Das gemeinsame Ziel beider Möglichkeiten ist es, eine offene Kultur der Meldung von Problemen zu fördern. Zusätzlich gewährleisten beide Optionen, dass Compliance-Herausforderungen und Ethik fest in der Unternehmenskultur verankert werden. In der heutigen Geschäftswelt sind diese Ansätze wichtige Werkzeuge, um Regelverstöße und Missstände zu erkennen und zu beheben. Dadurch können gesetzliche Vorschriften und Regeln einfach eingehalten werden.

Darüber hinaus besteht keine Notwendigkeit für eine Entweder-oder-Entscheidung. Beide Lösungen können gut miteinander kombiniert werden, sodass Hinweisgeber wählen können, ob sie lieber persönlich mit einer Vertrauensperson sprechen möchten oder einen Vorfall anonym über eine digitale Plattform melden wollen. Viele Unternehmen bieten außerdem eine telefonische Whistleblower-Hotline an. Letztendlich geht es darum, die Compliance-Kultur bestmöglich zu stärken und Hinweisgeber zu schützen.

Hier finden Sie weiteres Rund um das Thema Whistleblowing und Compliance und weitere Informationen zur Hintbox.

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