Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem schützt nicht nur Unternehmen und Organisationen vor wirtschaftlichen Schäden und Reputationsverlust, sondern wahrt auch die Anonymität der Hinweisgeber. Nachfolgend erhalten Sie weitere Einblicke in die Funktionsweise, und deren Vorteile.

Hinweisgebersystem Darstellung

Mitarbeitende, Lieferanten und Kunden von Unternehmen erhalten über ein einen digitalen Meldekanal die Möglichkeit, dem Unternehmen Informationen über Verstöße gegen geltende Gesetze sowie Richtlinien des Unternehmens mitzuteilen. Solche Meldungen können unter anderem Verstöße gegen das Arbeits-, Datenschutz-, Geldwäsche-, Steuer- oder Vergaberecht oder auch gegen einen Verhaltenskodex des
Unternehmens betreffen.

Wer benötigt ein Hinweisgebersystem?

Der Europäische Gesetzgeber hat am 23. Oktober 2019 die Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, erlassen („Richtlinie“). Sie wird teilweise auch „Whistleblower“- oder „Hinweisgeber“-Richtlinie genannt. Die Richtlinie sieht die Implementierung eines digitalen Systems insbesondere für Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zwingend vor. Unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten besteht für verschiedene juristische Personen unter anderem auf dem Gebiet der Finanzdienstleistungen eine Verpflichtung zur Installation eines digitalen Meldekanals. Die 27 Europäischen Mitgliedstaaten sind nunmehr verpflichtet, diese Richtlinie bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umzusetzen.

 

Hinweisgebersystem

Losgelöst von der Gesetzespflicht kann ein digitaler Meldekanal ein Unternehmen auch vor tiefgreifenden materiellen Schäden und einer nachhaltigen Imageschädigung bewahren, wenn nach einer Meldung effektive Maßnahmen durch das Unternehmen eingeleitet werden, um den Schadenseintritt zu begrenzen oder drohende Verstöße zu verhindern.

Somit könnten Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten ermutigt werden, sich – über die Hintbox als Hinweisgebersystem – mit ihrer Meldung zunächst an eine unparteiische und vertrauensvolle Person im Unternehmen, wie etwa einen Compliance Officer, zu wenden, statt direkt die Öffentlichkeit, die Medien oder Behörden zu informieren. Zudem kann die Implementierung eines effektiven und funktionierenden Compliance Management System (CMS) nach der Rechtsprechung unter bestimmten Voraussetzungen auch einen haftungs- und strafmildernden Effekt für Verantwortliche im Unternehmen haben.

Mitarbeiter können Verstöße gegen Regeln und interne Vorgaben melden.

 

Hinweisgebersystem Funktionsweise

Funktionsweise eines digitalen Hinweisgebersystems

Im Gegensatz zu analogen Meldekanälen können die digitalen Meldekanäle bestens in eine bestehende CMS-Struktur integriert werden. Somit haben die Stakeholder eines Unternehmens eine zentrale und erste Anlaufstelle für die Abgabe von Hinweisen. Whistleblower geben über die Fallmaske des Systems wichtige Informationen des Vorfalls ein. Dem Melder steht es frei, ob er persönliche Daten angibt. Tut er dies nicht, kann somit die Anonymität gewahrt werden. Auch in diesem Fall können der Hinweisgeber und der Bearbeiter des Falles weiterhin über die Hintbox wechselseitig miteinander kommunizieren, da bei der Abgabe des Hinweises Logindaten zu einer Postbox generiert werden, welche die anonyme Kommunikation sichert.

 

Ist der Fall beim Compliance Manager eines Unternehmens eingangen, wird dieser meist auf Plausibilität geprüft. Im Anschluss werden Folgemaßnahmen getroffen, um den Fall ordnungsgemäß zu bearbeiten. Eine digitale Lösung unterstützt also im optimalen Fall sowohl den Melder als auch den Bearbeiter eines Falles.

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Anforderungen an ein Hinweisgebersystem

Das System muss es ermöglichen das Ihre Stakeholder einen Hinweis abgeben können. Zusätzlich müssen einige technische, rechtliche und organisatorische Anforderungen erfüllt werden um Meldende und Unternehmen effektiv schützen:

Abgegebene Meldungen enthalten oftmals sensible Informationen. Aus diesem Grund ist die Einhaltung des Datenschutzrechts, namentlich der DSGVO und des BDSG, für die Umsetzung von digitalen Meldekanälen elementar. Ebenfalls zu beachten sind in diesem Zusammenhang die Vorgaben der Datenschutzaufsichtsbehörden. Die Umsetzung der Betroffenenrechte, Dokumentationsvorgaben, Rechtmäßigkeitsgrundlagen und die technischen sowie organisatorischen Maßnahmen sind essentieller Bestandteil eines ordnungsgemäßen digitalen Systems.

 

Hinweisgebersystem Anforderungen

Der Schutz der Hinweisgeber vor Repressalien gehört zu den wesentlichen Punkten der Hinweisgeber-Richtlinie. Aus diesem Grund ist die vertrauliche Verarbeitung der Identität des Hinweisgebers und der Dritten fundamental.

Ist eine Meldung über das digitale System eingegangen, muss diese ordnungsgemäß bearbeitet werden. Die Hinweisgeber-Richtlinie spricht hier von “Folgemaßnahmen”. Aus diesem Grund sollte das System auch hier unterstützend mitwirken. Mit Hilfe vordefinierter Bearbeitungs- und Prozessschritte, die in dem Unternehmen allgemein gelten, können dem Bearbeiter wichtige Informationen zur richtlinienkonformen Bearbeitung des Falles gegeben werden.

Hinweisgebersystem Alternativen

Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems

Die EU-Whistleblower-Richtlinie verlangt von Unternehmen und juristischen Personen des öffentlichen Rechts die Implementierung von internen Meldekanälen. Neben den digitalen Systemen gibt es noch weitere Kanäle, welche zur Abgabe von Meldungen bereitgestellt werden können. Dazu zählt die Abgabe per Brief, per E-Mail, per Telefon oder direkt beim Compliance Manager im persönlichen Gespräch.

Doch alle diese Methoden haben wesentliche Nachteile im Vergleich zu einem digitalen System. Zunächst ist die Anonymität der Hinweisgeber nicht optimal gegeben. Des weiteren können diese Kanäle die Compliance Manager nicht in dem Umfang eines digitalen Meldekanals bei der Bearbeitung unterstützen. So kann es zu vermeidbaren Fristverstößen oder zum Verstoß von datenschutzrechtlichen Vorschriften kommen. Meldekanäle per Brief, E-Mail, Telefon oder durch das persönliche Gespräch können zudem eine höhere Schwelle zur Meldung haben, wodurch potentielle Hinweisgeber von einer Meldung abgeschreckt werden können, obwohl der Verstoß möglicherweise gravierend ist.

Welche Pflichten gelten für Unternehmen?

Der Meldekanal muss für jede Person zur Verfügung stehen, zum Beispiel bieten Sie einen Link zum Hinweisgebersystem auf Ihrer Webseite an.

Nur autorisierte Personen sollten einen Zugang zu den Hinweisen haben.

Nach Eingang des Hinweises sind Sie dazu verpflichtet, innerhalb von 7 Tagen den Hinweisgeber über den Eingang des Hinweises zu benachrichtigen, um anschließend die Prozesse und Ermittlungen zu starten.

Innerhalb von zwei Monaten sollten Sie den Hinweisgeber über die erfolgten Maßnahmen benachrichtigen.

EU-Hinweisgeber-Richtlinie

Weiterführende Informationen zur EU-Hinweisgeber-Richtlinie finden Sie in unserem Blog
Zu unserem Blog

Zusammengefasst

 

Was ist ein digitaler Meldekanal?

Über das System können Stakeholder eines Unternehmens anonym oder mit Angabe persönlicher Daten einen illegalen Vorfall sowie Verstöße gegen Gesetze und Unternehmensrichtlinien melden.

Wer sollte ein digitalen Meldekanal einsetzen?

Grundsätzlich ist ein digitales System für alle Unternehmen und Organisationen empfehlenswert; teilweise besteht für Unternehmen in gewissen Branchen bereits jetzt eine Pflicht zur Implementierung eines digitalen Meldekanals. Mit der neue EU-Whistleblower-Richtlinie wird dies zukünftig auch eine Pflicht für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern. Bis Ende 2021 sollen die nationalen Gesetzgeber diese Richtlinie in nationales Recht umwandeln.

Funktionsweise eines digitalen Meldekanals

Über ein digitalen Meldekanal können Vorfälle im Zusammenhang mit einem Unternehmen gemeldet werden. Diese Fälle werden dann intern bearbeitet und es werden gegebenenfalls entsprechende Folgemaßnahmen getroffen.

Anforderungen an ein digitalen Meldekanal

Ein Hinweisgebersystem schützt Whistleblower vor Repressalien und Unternehmen vor wirtschaftlichen Schäden und seiner Reputation. Alle rechtlichen und technischen Anforderungen (u.a. Whistleblower-Richtlinie, DSGVO, Datensicherheit) sind von einem digitalen Meldekanal umzusetzen.

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