Was ist ein Hinweisgebersystem?

Seit dem 17. Dezember 2021 sind Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Rechts mit 50 oder mehr Mitarbeitern dazu verpflichtet, ein Hinweisgebersystem anzubieten. Die Meldekanäle müssen jeder Person zur Verfügung stehen, zum Beispiel über einen Link auf Ihrer Webseite. Nach Eingang des Hinweises sind Sie dazu verpflichtet, innerhalb von 7 Tagen den Hinweisgeber über den Eingang des Hinweises zu benachrichtigen. Anschließend werden die Hinweise bearbeitet und Maßnahmen eingeleitet.

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Hinweisgebersystem Darstellung

Obwohl die Einführung des Systems gemäß EU-Whistleblower-Richtlinie für Betroffene eine rechtliche Pflicht, ergeben sich vielfältige Vorteile durch die Nutzung eines Whistleblowing-Systems.

Wir von Hintbox sind ISO-27001 zertifiziert. Wir bieten Ihnen ein System an, mit dem Sie unkompliziert die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie umsetzen können. Das System ist schnell installiert und ermöglicht mit einem übersichtlichen Dashboard optimales Fallmanagement. Für die Hinweismeldung steht ein eigenes klar aufgebautes Formular zur Verfügung. Dieses kann innerhalb weniger Minuten ausgefüllt werden – völlig anonym.

Mitarbeitende, Lieferanten und Kunden von Unternehmen erhalten über ein einen digitalen Meldekanal die Möglichkeit, dem Unternehmen Informationen über Verstöße gegen geltende Gesetze sowie Richtlinien des Unternehmens mitzuteilen. Solche Meldungen können unter anderem Verstöße gegen das Arbeits-, Datenschutz-, Geldwäsche-, Steuer- oder Vergaberecht oder auch gegen einen Verhaltenskodex des
Unternehmens betreffen.

Die Definition eines Hinweisgebersystems?

Zunächst stellt sich aber folgende Frage: „Was ist ein Hinweisgebersystem?“. Ein Whistleblower-System ist ein System zur Informationsgewinnung. Darüber wird beispielsweise Mitarbeitern eines Unternehmens sowie Bürgern einer Stadt, ein Kanal zur vertraulichen Kommunikation ermöglicht. So können Verbrechen und schwere Regelverstöße ohne Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers gemeldet werden, ohne die Furcht vor schwerwiegenden Konsequenzen. Die Personen, die einen Hinweis geben, müssen daher keine Angst vor Repressalien haben. Repressalien können Abmahnungen, Kündigungen oder das Übergehen von Beförderungen sein.

Vorteile eines digitalen Whistleblower-Systems

Die EU-Whistleblower-Richtlinie verlangt von Unternehmen und öffentlichen Organisationen die Implementierung von internen Meldekanälen: Neben den digitalen Systemen gibt es noch weitere Kanäle wie Brief, E-Mail, Telefon oder direkt beim Compliance Manager im persönlichen Gespräch. Doch alle diese Meldekanäle haben wesentliche Nachteile im Vergleich zu einem digitalen System.

Das digitale System bietet folgende Vorteile gegenüber anderen Meldekanälen:

  • Gewährleistung der Anonymität der Hinweisgeber
  • Sicherstellung der Vertraulichkeit der Beteiligten
  • Abbau von abschreckenden Schwellen bei potentielle Hinweisgebern, sodass Verstöße ohne Angst vor einem möglichen Jobverlust gemeldet werden
  • Unterstützung des Compliance Managers bei der Bearbeitung, sodass es nicht mehr zu Fristverstößen oder zu Verstößen von datenschutzrechtlichen Vorschriften kommt
  • Ein digitales System kann rund um die Uhr Hinweise entgegennehmen
  • Ausstellung einer Eingangsbestätigung
Hinweisgebersystem

Zudem bietet ein Hinweisgebersystem auch den Unternehmen und Behörden zahlreiche Vorteile. Sie schützen diese letztlich. Digitale Meldekanäle bieten die folgenden Schutzmöglichkeiten:

  • Unternehmen können Hinweisen direkt nachgehen und Folgemaßnahmen einleiten. Dadurch kann Schaden eingegrenzt oder verhindert werden.
  • Unternehmen können die Aufbereitung des Falles steuern. Dies ist anders, wenn sich Hinweisgeber direkt an Dritte wie die Staatsanwaltschaft wenden. Hinweisgeber, die keinen interne Meldekanal haben, können dazu verleitet werden.
  • Digitale Hinweisgebersysteme bieten einen positiven Marketing-Effekt. Mitarbeitende sowie Lieferanten erkennen, dass das Unternehmen das Thema Compliance ernst nimmt.
  • Positive Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Hinweisgebersystem: Zweck und Auswirkungen

Inwiefern das System verschiedene Unternehmensbereiche und mehrere Unternehmensziele fördern kann, lässt sich aus dem Zweck des Systems ableiten: In einem digitalen System können Mitarbeiter Rechtsverstöße in Unternehmen anonym melden. Sie müssen sich aufgrund der Anonymität keine Sorgen über Repressalien machen.

Diese Hauptintention hinter der neuen EU-Richtlinie, nämlich Meldungen gegen Rechtsverstöße innerhalb des Unternehmens zu fördern, führt zu mehreren positiven Nebeneffekten. Diese führen bis an die Spitze der Unternehmen und des öffentlichen Sektors. Es kommt zu einer offeneren Kommunikationskultur und zur Ermutigung der Angestellten zur Mitteilungsbereitschaft. Des Weiteren erschließen sich durch den Bedarf von Whistleblowing-Tools mehrere Möglichkeiten zum Ausbau der IT-Landschaft in Unternehmen. Außerdem werden neue Partnerschaften in der Compliance-Branche aufgebaut.

Digitale Systeme in Unternehmen erzielen insgesamt vier wesentliche positive Nebeneffekte:

  • Förderung des Unternehmenswachstums
  • Optimierung der Angestelltenzufriedenheit und des allgemeinen Betriebsklimas
  • Ausbau und Verbesserung der bestehenden IT-Landschaft im Unternehmen
  • Aufbau einer Partnerschaft mit Unternehmen und Personen aus der Compliance-Branche

Whistleblower-System zur Förderung des Unternehmenswachstums

Hinweisgebersystem Funktionsweise

Geschäftsführer eines Unternehmens haben das Ziel, das Unternehmen voranzubringen. Ein Einflussfaktor darauf, wie effizient dieses Ziel erreicht wird, ist die Rechtskonformität. An dieser Stelle setzt das Hinweisgebersystem an, indem es einerseits die Einhaltung der EU-Whistleblower-Richtlinie sicherstellt. Andererseits wird zur Meldung von Rechtsverstößen im Unternehmen angeregt.

Geschäftsführer beeinflussen mit einer digitalen Whistleblower-Software das Wachstum des Unternehmens positiv: Rechtsverstöße können schnell erkannt, gemeldet und geahndet werden. Dies beugt einer Gefährdung der Unternehmensexistenz vor. Zusätzlich schützt es vor finanzieller Sanktionen als Bestrafung für jahrelang unbemerkte Rechtsverstöße. Auch ein Imageschaden wird so vermieden. Reputation ist ein wichtiges Gut für Unternehmen.

In Anbetracht der hohen Bereitschaft für Whistleblowing am Arbeitsplatz ist davon auszugehen, dass die Einführung eines Hinweisgebersystems zu einer höheren Aufdeckung von Rechtsverstößen in Unternehmen beiträgt. Dies hat eine Ahndung dieser Verstöße und dadurch eine Minderung der Störfaktoren fürs Unternehmenswachstum zur Folge.

Potenziale zur Optimierung der Angestelltenzufriedenheit und des allgemeinen Betriebsklimas

Die Nutzung des Whistleblowing-Systems von Hintbox bietet Whistleblowern: nicht nur die Möglichkeit, Rechtsverstöße anonym mitzuteilen. Auch Verbesserungsvorschläge lassen sich in Hintbox hinterlegen. Mitarbeiter, die introvertiert sind, erhalten so die Chance, unter dem Schutz der Anonymität Verbesserungsvorschläge und Ideen einzubringen.

Verbesserungsvorschläge können zu einer Optimierung der Betriebsprozesse führen, was ein weiterer Einflussfaktor auf das Unternehmenswachstum ist. Vor allem werden durch die einfache Einbringung von Verbesserungsvorschlägen das Betriebsklima und die Angestelltenzufriedenheit gefördert: Sich im Unternehmen einbringen zu können, ist für Angestellte unter psychologischem Blickpunkt ein bedeutender Bestandteil der beruflichen Selbstverwirklichung.

Abgesehen von der Meldung von Rechtsverstößen und der Einbringung eigener Ideen ist über ein digitales System auch die Anzeige von Mobbingfällen gegen Mitarbeiter möglich. Die anonyme Meldung und darauf folgende Bekämpfung von Mobbing-Fällen im Unternehmen über ein Whistleblowing-Tool ist ein weiterer Mehrwert für die Verbesserung des Betriebsklimas.

 

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Ausbau und Verbesserung der IT-Landschaft: Hintbox als innovative, nutzerfreundliche und harmonierende SaaS-Lösung

Grundsätzlich profitiert jedes Unternehmen – ob aus dem privaten oder öffentlichen Sektor – von dem guten Service und den Innovationen der Hintbox.

Als Software-as-a-Service (SaaS) ist die Hintbox genau auf die Bedürfnisse der einzelnen Anwender zugeschnitten und dabei stets nutzerfreundlich. Regelmäßige Updates gewährleisten, dass das Hinweisgebersystem auf einem hohen Niveau der Cybersicherheit ist und sich auf dem neuesten Stand der EU-Whistleblower-Richtlinie befindet.

Hinweisgebersystem Anforderungen

Unser digitales Whistleblower-System ist ISO 27001 zertifiziert. Zudem ist es DSGVO-konform. Durch Berechtigungs- und Löschkonzepte lassen sich die komplexen Anforderungen des Datenschutzrechts umsetzen.

Ein interner Meldekanal muss zudem die die Datentrennung beachten. Die Speicherung von mehreren Kunden und auch Mandanten sollte immer getrennt voneinander erfolgen. Andernfalls bestehen erhebliche Risiken im Falle eines Dawn Raids oder einer Beschlagnahme. Mit der Hintbox werden diese Anforderungen sicher umgesetzt.

Wir als Anbieter sorgen dafür, dass die Hintbox mit bestehenden Systemen gut harmoniert. Dadurch ist es IT-Verantwortlichen leichter, die neue Software in die bestehende IT-Landschaft ihres Unternehmens zu implementieren. Schnittstellen zu bestehenden Systemen werden von uns geschaffen, eine anwenderorientierte Einrichtung der Benutzeroberfläche ist gewährleistet.

Potenzielle Partnerschaften innerhalb der Compliance-Branche

Für Personen, die in der Compliance-Branche tätig sind, besteht die Perspektive auf eine Partnerschaft mit uns als Anbieter. Berufe wie die des/ Compliance Managers, Anwalts, Rechtsberaters und Ähnliche sind verstärkt mit den Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie konfrontiert. Es ergeben sich Ansätze zur Zusammenarbeit mit uns als Anbieter.

Sollte beispielsweise ein Kunde ein Hinweisgebersystem suchen, so können Sie die Hintbox vermitteln und eine Provision verdienen. Ebenso stehen wir Personen aus dem Compliance-Bereich gern mit unserer Unterstützung zur Verfügung, um z. B. rechtliche Unklarheiten bezüglich der Hinweisgebersysteme zu klären.

 

Persönliches Gespräch

Telefon

E-Mail

Post

Hinweisgeber-System

Anonyme Hinweise

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Anonyme Kommunikation

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Datenschutzkonformität

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Löschungs- & Berechtigungskonzepte

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24/7 Erreichbarkeit

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Automatisierung der Schritte

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Digitalisierung

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Vertraulichkeit

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Hintbox – Hinweisgebersystem mit höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards

Ob mit einem digitalen Whistleblower-Tool die geschilderten Vorteile in einem möglichst hohen Ausmaß erreicht werden, hängt von der Qualität des Hinweisgebersystems ab. Die einzelnen Anbieter unterscheiden sich in Bezug hierauf deutlich. So wurde in Italien ein Fall von einem Hinweisgebersystem ohne verschlüsselte Datenübertragung bekannt. Die Folge war ein Bußgeld in Höhe von 40.000 € gegen den Flughafen Bologna. Dieser hatte offensichtlich einen Anbieter, der nicht ansatzweise die Mindestanforderungen an ein Whistleblower-System erfüllte.

Hinweisgebersystem Alternativen

Mit unserer Hintbox erhalten Sie ein Hinweisgebersystem mit höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Wir als Hinweisgebersystem-Anbieter sind mehrfach zertifiziert und legen höchsten Wert auf:

  • Sicheres Hosting
  • Isolierte Datenhaltung
  • Mehrfache Verschlüsselung
  • 2-Faktor-Authentifizierung
  • Metadaten-Entfernung

Diese Aspekte bilden die Basis für ein sicheres System, das die erwähnten Vorteile mit sich bringen kann. Weitere Funktionen in unserem Hinweisgebersystem erschließen den Zugang zu weiteren Mehrwerten: Dazu gehört insbesondere das individuelle Customizing Ihres Systems und dessen Integration in Ihre IT-Landschaft. Fristenmanagement, Case-Support durch Bearbeitungsschritte und die Mehrmandantenfähigkeit der Systeme ermöglichen eine fristgerechte und flexible Bearbeitung von Meldungen in Ihrem Unternehmen.

Positiv auf die Bereitschaft der Angestellten zur Kommunikation wirken sich die möglichen internen Meldekanäle aus. Neben dem System können Sie auch die buchbaren Optionen einer Telefon-Hotline und eines E-Mail-Meldekanals einschließen.

Den EU-Whistleblower-Richtlinien sowie der DSGVO entsprechend, ist das Hinweisgebersystem Hintbox für Sie, Ihr Unternehmen und/oder Ihre Branche die ideale und sichere Wahl. Mit dieser schöpfen Sie die Vorteile eines Hinweisgebersystems maximal aus.

EU-Hinweisgeber-Richtlinie

Weiterführende Informationen zur EU-Hinweisgeber-Richtlinie finden Sie in unserem Blog

Zu unserem Blog

Zusammenfassung

Hinweisgebersystem kurzgefasst

Über das System können Mitarbeiter, Lieferanten und Stakeholder eines Unternehmens anonym oder mit Angabe persönlicher Daten einen illegalen Vorfall sowie Verstöße gegen Gesetze und Unternehmensrichtlinien melden.

Wer sollte einen digitalen Meldekanal einsetzen?

Aufgrund der EU-Whistleblower-Richtlinie besteht für Unternehmen und Behörden ab 50 Mitarbeitenden eine Pflicht zur Implementierung eines digitales Hinweisgebersystems.

Funktionsweise eines digitalen Meldekanals

Über einen digitalen Meldekanal können Vorfälle im Zusammenhang mit einem Unternehmen gemeldet werden. Diese Fälle werden dann intern bearbeitet und es werden gegebenenfalls entsprechende Folgemaßnahmen getroffen.

Anforderungen an einen digitalen Meldekanal

Ein Hinweisgebersystem schützt Whistleblower vor Repressalien und Unternehmen vor wirtschaftlichen Schäden und seiner Reputation. Alle rechtlichen und technischen Anforderungen (u.a. Whistleblower-Richtlinie, DSGVO, Datensicherheit) sind von einem digitalen Meldekanal umzusetzen.

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