Was ist ein Hinweisgebersystem?

Seit dem 17. Dezember 2021 sind Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Rechts mit 50 oder mehr Mitarbeitern dazu verpflichtet, ein Hinweisgebersystem anzubieten. Die Meldekanäle müssen jeder Person zur Verfügung stehen, zum Beispiel über einen Link auf Ihrer Webseite. Nach Eingang des Hinweises sind Sie dazu verpflichtet, innerhalb von 7 Tagen den Hinweisgeber über den Eingang des Hinweises zu benachrichtigen, um anschließend den Hinweisen auf den Grund zu gehen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

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Hinweisgebersystem Darstellung

Obwohl die Einführung des Systems gemäß EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) für Betroffene eine rechtliche Pflicht und keine freie Wahl ist, ergeben sich vielfältige Vorteile durch die Nutzung eines Hinweisgebersystems.

Wir von HINTBOX sind ISO-27001 zertifiziert und bieten Ihnen ein Hinweisgebersystem an, mit dem Sie unkompliziert die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie umsetzen können. Das System ist schnell installiert und ermöglicht mit einem übersichtlichen Dashboard optimales Fallmanagement. Für die Hinweismeldung steht ein eigenes klar aufgebautes Formular zur Verfügung, das innerhalb weniger Minuten ausgefüllt werden kann – völlig anonym.

Mitarbeitende, Lieferanten und Kunden von Unternehmen erhalten über ein einen digitalen Meldekanal die Möglichkeit, dem Unternehmen Informationen über Verstöße gegen geltende Gesetze sowie Richtlinien des Unternehmens mitzuteilen. Solche Meldungen können unter anderem Verstöße gegen das Arbeits-, Datenschutz-, Geldwäsche-, Steuer- oder Vergaberecht oder auch gegen einen Verhaltenskodex des
Unternehmens betreffen.

Die Definition eines Hinweisgebersystems?

Zunächst stellt sich aber folgende Frage: „Was ist ein Hinweisgebersystem?“. Ein Hinweisgebersystem ist ein System zur Informationsgewinnung, um beispielsweise Mitarbeitern oder Lieferanten eines Unternehmens sowie Bürgern einer Stadt, einen Kanal zur vertraulichen Kommunikation zu ermöglichen. So können Verbrechen und schwere Regelverstöße anonym gemeldet werden, ohne die Furcht vor schwerwiegenden Konsequenzen. Die Personen, die einen Hinweis geben, müssen daher keine Angst vor Kündigungen, Einschüchterungen oder Erpressungen haben.

Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems

Die EU-Whistleblower-Richtlinie verlangt von Unternehmen und juristischen Personen des öffentlichen Rechts die Implementierung von internen Meldekanälen: Neben den digitalen Systemen gibt es noch weitere Kanäle wie Brief, E-Mail, Telefon oder direkt beim Compliance Manager im persönlichen Gespräch. Doch alle diese Meldekanäle haben wesentliche Nachteile im Vergleich zu einem digitalen System.

Das Hinweisgebersystem bietet folgende Vorteile gegenüber anderen Meldekanälen:

  • Gewährleistung der Anonymität der Hinweisgeber
  • Abbau von abschreckenden Schwellen bei potentielle Hinweisgebern, sodass Verstöße ohne Angst vor einem möglichen Jobverlust gemeldet werden
  • Unterstützung des Compliance Managers bei der Bearbeitung, sodass es nicht mehr zu Fristverstößen oder zu Verstößen von datenschutzrechtlichen Vorschriften kommt
  • Ein digitales System kann rund um die Uhr Hinweise entgegennehmen.
  • Ausstellung einer Eingangsbestätigung
Hinweisgebersystem

Hinweisgebersystem: Zweck und Auswirkungen

Inwiefern das Hinweisgebersystem verschiedene Unternehmensbereiche und mehrere Unternehmensziele fördern kann, lässt sich aus dem Zweck des Systems ableiten: In einem Hinweisgebersystem können Mitarbeiter:innen Rechtsverstöße in Unternehmen anonym melden und müssen sich aufgrund der Anonymität keine Sorgen über Mobbing, Kündigung und Unterdrückung als Konsequenzen ihrer Handlung machen.

Diese Hauptintention hinter der neuen EU-Richtlinie – Meldungen gegen Rechtsverstöße innerhalb des Unternehmens zu fördern – führt zu mehreren positiven Nebeneffekten, die bis an die Spitze der Unternehmen und des öffentlichen Sektors heranreichen. Es kommt zu einer offeneren Kommunikationskultur und zur Ermutigung der Angestellten zur Mitteilungsbereitschaft. Des Weiteren erschließen sich durch den Bedarf an und den Nutzen von Hinweisgebersystemen mehrere Möglichkeiten zum Ausbau der IT-Landschaft in Unternehmen und zum Aufbau neuer Partnerschaften innerhalb der Compliance-Branche.

Insgesamt werden durch Hinweisgebersysteme in Unternehmen vier wesentliche positive Nebeneffekte erzielt:

  • Förderung des Unternehmenswachstums
  • Optimierung der Angestelltenzufriedenheit und des allgemeinen Betriebsklimas
  • Ausbau und Verbesserung der bestehenden IT-Landschaft im Unternehmen
  • Aufbau einer Partnerschaft mit Unternehmen und Personen aus der Compliance-Branche

Hinweisgebersystem zur Förderung des Unternehmenswachstums

Hinweisgebersystem Funktionsweise

Personen in der Geschäftsführung eines Unternehmens haben das Ziel, das Unternehmen voranzubringen. Ein Einflussfaktor darauf, wie effizient dieses Ziel erreicht wird, ist die Rechtskonformität. An dieser Stelle setzt das Hinweisgebersystem an, indem es einerseits die Einhaltung der EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) sicherstellt, andererseits zur Meldung von Rechtsverstößen im Unternehmen anregt.

Geschäftsführer:innen beeinflussen mit einem Hinweisgebersystem das Wachstum des Unternehmens positiv: Rechtsverstöße können schnell erkannt, gemeldet und geahndet werden. Dies beugt einer Gefährdung der Unternehmensexistenz und finanzieller Sanktionen als Bestrafung für jahrelang unbemerkte Rechtsverstöße vor. Auch ein Imageschaden wird so vermieden.

In Anbetracht der hohen Bereitschaft für Whistleblowing am Arbeitsplatz ist davon auszugehen, dass die Integration eines Hinweisgebersystems zu einer höheren Aufdeckung von Rechtsverstößen in Unternehmen beiträgt, was eine Ahndung dieser Verstöße und dadurch eine Minderung der Störfaktoren fürs Unternehmenswachstum zur Folge hat.

Potenziale zur Optimierung der Angestelltenzufriedenheit und des allgemeinen Betriebsklimas

Die Nutzung des Hinweisgebersystems von HINTBOX bietet Whistleblowern:innen nicht nur die Möglichkeit, Rechtsverstöße anonym mitzuteilen. Auch Verbesserungsvorschläge lassen sich in HINTBOX hinterlegen. Mitarbeiter:innen, die introvertiert sind, erhalten so die Chance, unter dem Schutz der Anonymität Verbesserungsvorschläge und Ideen einzubringen.

Verbesserungsvorschläge können zu einer Optimierung der Betriebsprozesse führen, was ein weiterer Einflussfaktor auf das Unternehmenswachstum ist. Vor allem werden durch die einfache Einbringung von Verbesserungsvorschlägen das Betriebsklima und die Angestelltenzufriedenheit gefördert: Sich im Unternehmen einbringen zu können, ist für Angestellte unter psychologischem Blickpunkt ein bedeutender Bestandteil der beruflichen Selbstverwirklichung.

Abgesehen von der Meldung von Rechtsverstößen und der Einbringung eigener Ideen ist über ein Hinweisgebersystem auch die Anzeige von Mobbingfällen gegen Mitarbeiter:innen möglich. Die anonyme Meldung und darauf folgende Bekämpfung von Mobbing-Fällen im Unternehmen über ein Hinweisgebersystem ist ein weiterer Mehrwert für die Verbesserung des Betriebsklimas.

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Ausbau und Verbesserung der IT-Landschaft: HINTBOX als innovative, nutzerfreundliche und harmonierende SaaS-Lösung

Grundsätzlich profitiert jedes Unternehmen – ob aus dem privaten oder öffentlichen Sektor – von dem hohen Innovations- und Servicegrad der HINTBOX. Als Software-as-a-Service (SaaS) ist die HINTBOX genau auf die Bedürfnisse der einzelnen Anwender:innen zugeschnitten und dabei stets nutzerfreundlich. Regelmäßige Updates gewährleisten, dass das Hinweisgebersystem auf einem hohen Niveau der Cybersicherheit ist und sich auf dem neuesten Stand der EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) befindet.

Wir als Hinweisgebersystem-Anbieter sorgen dafür, dass die HINTBOX mit bestehenden Systemen gut harmoniert. Dadurch ist es IT-Verantwortlichen leichter, die neue Software in die bestehende IT-Landschaft ihres Unternehmens zu implementieren. Schnittstellen zu bestehenden Systemen werden von uns geschaffen, eine anwenderorientierte Einrichtung der Benutzeroberfläche ist gewährleistet.

Hinweisgebersystem Anforderungen

Potenzielle Partnerschaften innerhalb der Compliance-Branche

Für Personen, die in der Compliance-Branche tätig sind, besteht die Perspektive auf eine Partnerschaft mit uns als Hinweisgebersystem-Anbieter. Berufe wie die des/der Compliance Managers:in, Anwalts:in, Rechtsberaters:in und Ähnliche sind verstärkt mit den Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie (2019/1937) konfrontiert. Es ergeben sich Ansätze zu Synergien mit uns als Hinweisgebersystem-Anbieter.

Sollte beispielsweise ein:e Kunde:in ein Hinweisgebersystem suchen, so kann die HINTBOX vermittelt und eine Vermittlungsprovision verdient werden. Ebenso stehen wir Personen aus dem Compliance-Bereich gern mit unserer Unterstützung zur Verfügung, um z. B. rechtliche Unklarheiten bezüglich der Hinweisgebersysteme zu klären.

Persönliches Gespräch

Telefon

E-Mail

Post

Hinweisgeber-System

Anonyme Hinweise

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Anonyme Kommunikation

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Datenschutzkonformität

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Löschungs- & Berechtigungskonzepte

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24/7 Erreichbarkeit

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Automatisierung der Schritte

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Digitalisierung

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Vertraulichkeit

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Hintbox – Hinweisgebersystem mit höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards

Ob mit einem Hinweisgebersystem die geschilderten Vorteile in einem möglichst hohen Ausmaß erreicht werden, hängt von der Qualität des Hinweisgebersystems ab. Die einzelnen Hinweisgebersystem-Anbieter unterscheiden sich in Bezug hierauf deutlich. So wurde in Italien ein Fall von einem Hinweisgebersystem ohne verschlüsselte Datenübertragung bekannt; die Folge war die Verhängung eines Bußgelds in Höhe von 40.000 € gegen den Flughafen Bologna, der offensichtlich einen Hinweisgebersystem-Anbieter hatte, der nicht ansatzweise die Mindestanforderungen an ein Whistleblower-System erfüllte.

Hinweisgebersystem Alternativen

Mit unserer HINTBOX erhalten Sie ein Hinweisgebersystem mit höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Wir als Hinweisgebersystem-Anbieter sind mehrfach zertifiziert und legen höchsten Wert auf:

  • Sicheres Hosting
  • Isolierte Datenhaltung
  • Mehrfache Verschlüsselung
  • 2-Faktor-Authentifizierung
  • Metadaten-Entfernung

Diese Aspekte bilden die Basis für ein sicheres System, das die erwähnten und multifaktoriellen Vorteile mit sich bringen kann. Weitere Funktionen in unserem Hinweisgebersystem erschließen den Zugang zu weiteren Mehrwerten: Dazu gehört insbesondere das individuelle Customizing Ihres Systems inklusive dessen Integration in Ihre IT-Landschaft. Fristenmanagement, Case-Support durch Bearbeitungsschritte und die Mehrmandantenfähigkeit der Systeme ermöglichen eine fristgerechte und flexible Bearbeitung von Meldungen in Ihrem Unternehmen.

Positiv auf die Bereitschaft der Angestellten zur Kommunikation wirken sich die möglichen internen Meldekanäle aus, die neben dem System an sich auch die buchbaren Optionen einer Telefon-Hotline und eines E-Mail-Hinweisgebersystems einschließen.

Den EU-Whistleblower-Richtlinien sowie der DSGVO entsprechend, ist das Hinweisgebersystem HINTBOX für Sie, Ihr Unternehmen und/oder Ihre Branche die ideale und sichere Wahl, mit der Sie die Vorteile eines Hinweisgebersystems maximal ausschöpfen können.

EU-Hinweisgeber-Richtlinie

Weiterführende Informationen zur EU-Hinweisgeber-Richtlinie finden Sie in unserem Blog

Zu unserem Blog

Zusammenfassung

Hinweisgebersystem kurzgefasst

Über das System können Mitarbeiter, Lieferanten und Stakeholder eines Unternehmens anonym oder mit Angabe persönlicher Daten einen illegalen Vorfall sowie Verstöße gegen Gesetze und Unternehmensrichtlinien melden.

Wer sollte einen digitalen Meldekanal einsetzen?

Aufgrund der EU-Whistleblower-Richtlinie besteht für Unternehmen und Behörden ab 50 Mitarbeitenden eine Pflicht zur Implementierung eines digitales Hinweisgebersystems.

Funktionsweise eines digitalen Meldekanals

Über einen digitalen Meldekanal können Vorfälle im Zusammenhang mit einem Unternehmen gemeldet werden. Diese Fälle werden dann intern bearbeitet und es werden gegebenenfalls entsprechende Folgemaßnahmen getroffen.

Anforderungen an einen digitalen Meldekanal

Ein Hinweisgebersystem schützt Whistleblower vor Repressalien und Unternehmen vor wirtschaftlichen Schäden und seiner Reputation. Alle rechtlichen und technischen Anforderungen (u.a. Whistleblower-Richtlinie, DSGVO, Datensicherheit) sind von einem digitalen Meldekanal umzusetzen.

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