Funktionen der Hintbox

Unser Hinweisgebersystem schützt nicht nur Unternehmen und Organisationen vor wirtschaftlichen Schäden und Reputationsverlust, sondern wahrt auch die Anonymität der Hinweisgeber. Nachfolgend erhalten Sie weitere Einblicke in die Features und Funktionen, den Vorteilen und weiteren Informationen zur Hintbox.

Zu den Funktionen
Hinweisgebersystem Darstellung

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Sie erhalten Ihre Hintbox innerhalb von Sekunden & rechtzeitig zum Start der Richtlinie. Somit sind Sie schon heute für die Richtlinie im Jahr 2021 vorbereitet.

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Case-Management

Das integrierte Triage-System bewertet die eingehenden Fälle und priorisiert diese automatisch. Compliance Officer und Bearbeiter der Fälle innerhalb des Unternehmens können den Status des Berichts oder den Bearbeiter ändern.

Im Dashboard der Hintbox können Bearbeiter dank einer Übersicht schnell die offenen Fälle und deren Status einsehen.

 

Case Management
Prozessschritte

Case Support mit Bearbeitungsschritten

Die Hintbox begleitet Compliance Officer und Bearbeiter bei der Organisation der nächsten Schritte und speichert den Verlauf vorheriger Interaktionen. Somit ist eine reibungslose und unternehmensweite homogene Bearbeitung der Fälle möglich.

Auf Wunsch kann der Bearbeiter den Melder mit einem Klick über den Bearbeitungsstand und die bereits getroffenen Maßnahmen unterrichten.

 

Fristenmanagement

Mit der Hintbox verpassen Sie keine Fristen beim Bearbeiten der Fälle. Die EU-Whistleblower-Richtlinie sieht unter anderem einige Fristen vor, welche einzuhalten sind.

Die Hintbox unterstützt Sie aktiv bei der Einhaltung der Fristen, wie die Rückmeldung an den Melder über den aktuellen Bearbeitungsstand und einige weitere Fristen.

Fristenmanagement
Anonymer Dialog

Anonymer Dialog

Entscheidet sich der Hinweisgeber dazu, eine Meldung komplett anonym abzugeben, ist über die Hintbox trotzdem eine sichere und anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Compliance Officer des Unternehmens gesichert.

Nach Einreichen eines Hinweises werden dem Nutzer Login-Daten generiert. Mit diesen kann sich der Hinweisgeber jederzeit in seiner Hintbox anmelden, Nachrichten schreiben, weitere Dateien hochladen oder einen neuen Bericht anlegen.

 

Automatisierte Kommunikation

Die Hintbox übernimmt viele Teile der Kommunikation zwischen dem Melder und dem Bearbeiter. Geht ein Hinweis ein, bestätigt die Hintbox umgehend dem Melder den Eingang der Meldung. Den Hinweis erhält der Melder sofort in seiner anonymen Postbox oder als Mail an seine angegebene Adresse.

Compliance Officer und Bearbeiter der Fälle haben unter anderem die Möglichkeit, den Hinweisgeber mit einem Klick über den Status der Bearbeitung zu unterrichten. Der Text wird von der Hintbox aufbereitet, kann allerdings in den Einstellungen angepasst werden.

Automatische Kommunikation
Customizing

Customizing der Texte und Oberfläche

Unternehmen können die Hintbox nach Belieben customizen. Dabei können Sie nicht nur eine Unternehmensfarbe und das Logo hinterlegen.

Auch können jegliche Rechtstexte, Benachrichtigungsmails und Texte beim Anlegen eines Berichts bearbeitet und angepasst werden.

PDF-Export der Berichte

Wenn Sie einzelne Berichte lokal archivieren möchten oder einen Bericht an weitere Personen leiten möchten, die keinen Zugriff auf die Hintbox haben, können Sie Berichte mit nur einem Klick als PDF exportieren.

Hintbox PDFExport
Hintbox PDFExport

Mehrmandantenfähigkeit

Konzerne oder Unternehmensgruppen können weitere Gesellschaften anlegen. Bei der Hinweisabgabe können dann Whistleblower gezielt eine Gesellschaft auswählen, für welche der abgegebene Verstoß gilt. Innerhalb des Dashboards können Bearbeiter die Gesellschaft einsehen  und die Fälle dieser Gesellschaft bearbeiten.

Vergabe von Zugriffsrechten

Unternehmen können die Zugriffsrechte der Manager und Bearbeiter auf Gesellschaften und Fälle steuern. Dadurch können Unternehmen beispielsweise festlegen, dass lokale Compliance-Beauftragte ausschließlich Zugriff auf eine bestimmte Gesellschaft haben.

Zugriffsrechte
Externe Benutzer

Binden Sie externe Personen in die Fallbearbeitung ein

Mit der Hintbox können die Bearbeiter eines Falles externe Personen zu einem konkreten Fall einladen. Dadurch können zum Beispiel externe Berater, wie etwa Rechtsanwälte oder Datenschutzbeauftrage, Zugriff auf einen Fall erhalten, ohne dass die Fälle aus der Hintbox gesondert exportiert werden müssen.

Mehrsprachigkeit (24 Sprachen)

Die Hintbox steht Ihnen in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Portugiesisch, Rumänisch, Bulgarisch, Chinesisch, Dänisch, Estnisch, Finnisch, Griechisch, Japanisch, Lettisch, Litauisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Tschechisch und Ungarisch zur Verfügung. Weitere Sprachen können problemlos auf Anfrage hinzugefügt werden.

Nicht nur das System ist komplett in die Sprachen übersetzt, sondern Unternehmen haben die Möglichkeit individuelle Rechtstexte in verschiedenen Sprachen anzupassen.

24 Languages
Multilingual

Automatische Übersetzungsfunktion

Compliance-Officer können Meldungen der Hinweisgeber mittels der Übersetzungsfunktion (über 24 Sprachen) in der Hintbox automatisch übersetzen lassen. Dadurch ist kein separater Export der Hinweise mehr erforderlich.

2-Faktor-Authentifzierung

Mit der 2-Faktor-Authentifizierung sichern Sie Ihren Account zusätzlich ab. Beim Login wird ein einmaliger Code an Ihre E-Mailadresse gesendet, mit welchem Sie Ihren Login bestätigen können. Somit ist Ihr Account sicher, auch wenn Angreifer in den Besitz Ihrer Zugangsdaten gekommen sind.

Die 2-Faktor-Authentifizierung greift auch bei kritischen Änderungsaktionen innerhalb Ihres Accounts, wie der Änderung der E-Mailadresse oder des Passworts.

Hintbox 2FA
Revisionssicherheit

Revisionssicherheit

Alle Bearbeitungsschritte des Compliance-Officers werden revisionssicher protokolliert. Dadurch wird sichergestellt, dass Änderungen und die Bearbeitungsschritte des Falles in einem Index revisionssicher und nachvollziehbar sind.

Ende-zu-Ende Verschlüsselung

Alle Daten und sämtliche Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Compliance-Officer werden über die Hintbox vollständig Ende-zu-Ende verschlüsselt. Nur dadurch kann die Vertraulichkeit sichergestellt und ausgeschlossen werden, dass nicht-autorisierte Personen Zugriff auf die Meldung erhalten.

E2EE
IT-Sicherheit

DSGVO- und Sicherheitskonform

Unsere Hintbox bietet Unternehmen und Behörden einen höchstmöglichen Datenschutz. Darüber hinaus werden die Informationen durch unser Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) umfassend geschützt.

 

ISO 27001-Zertifiziertes Hosting in Deutschland

Unsere Kundeninstanzen werden ausschließlich in einem deutschen und ISO 27001- zertifizierten Rechenzentrum gehostet. Da uns Datenschutz wichtig ist, erhält jeder Kunde ein eigenes, unabhängiges Whistleblower-System und die Daten werden pro Kunde getrennt voneinander gespeichert und verarbeitet.

 

Server Hintbox

Mit neuen Funktionen machen wir die Hintbox noch besser

FOLGENDE FUNKTIONEN STEHEN FÜR SIE ALS NÄCHSTES BEREIT

App für Smartphones & Tablets für Compliance Officer und Bearbeiter

Mit unserer iOS & android App bleiben Sie als Bearbeiter der Fälle immer auf dem neuesten Stand, auch unterwegs. Sie können bei kritischen Fällen immer sofort reagieren.

Konvertierung von E-Mails in die Hintbox

Sie möchten Berichte auch per E-Mail entgegen nehmen? Mit unserer E-Mail Konvertierung gelangen diese direkt & einfach in die Hintbox, damit Sie wie gewohnt die Fälle bearbeiten können.

Automatische Annahme von Fällen per Telefon-Bot

Mit Hilfe von Telefon-Bots können Berichte, ebenso wie über das Meldeformular, ganz einfach abgegeben werden. Natürlich auch hier vollkommen anonym und diskret, sodass diese nahtlos in die Hintbox überführt und bearbeitet werden können.

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