Funktionen der Hintbox

Ein Hinweisgebersystem schützt nicht nur Unternehmen und Organisationen vor wirtschaftlichen Schäden und Reputationsverlust, sondern wahrt auch die Anonymität der Hinweisgeber. Nachfolgend erhalten Sie weitere Einblicke in die Features und Funktionen, den Vorteilen und weiteren Informationen zu Hinweisgebersystemen.

Zu den Funktionen
Hinweisgebersystem Darstellung

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Sie erhalten Ihre Hintbox innerhalb von Sekunden & rechtzeitig zum Start der Richtlinie. Somit sind Sie schon heute für die Richtlinie im Jahr 2021 vorbereitet.

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Server Hintbox

Zertifiziertes Hosting in Deutschland

Unsere Kundeninstanzen werden ausschließlich in einem deutschen und zertifizierten Rechenzentrum gehostet. Da uns Datenschutz wichtig ist, erhält jeder Kunde ein eigenes, unabhängiges Whistleblower-System und die Daten werden pro Kunde getrennt voneinander gespeichert und verarbeitet.

 

Anonymer Dialog

Entscheidet sich der Hinweisgeber dazu, eine Meldung komplett anonym abzugeben, ist über die Hintbox trotzdem eine sichere und anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Compliance Officer des Unternehmens gesichert.

Nach Einreichen eines Hinweises werden dem Nutzer Login-Daten generiert. Mit diesen kann der Hinweisgeber sich jederzeit in seiner Hintbox anmelden, Nachrichten schreiben, weitere Dateien hochladen oder einen neuen Bericht anlegen.

 

Anonymer Dialog
Case Management

Case-Management

Das integrierte Triage-System bewertet die eingehenden Fälle und priorisiert diese automatisch. Compliance Officer und Bearbeiter der Fälle innerhalb des Unternehmens können den Status des Berichts oder den Bearbeiter ändern.

Im Dashboard der Hintbox können Bearbeiter dank einer Übersicht schnell die offenen Fälle und deren Status einsehen.

 

Case Support mit Bearbeitungsschritten

Die Hintbox begleitet Compliance Officer und Bearbeiter bei der Organisation der nächsten Schritte und speichert den Verlauf vorheriger Interaktionen. Somit ist eine reibungslose und unternehmensweite homogene Bearbeitung der Fälle möglich.

Auf Wunsch kann der Bearbeiter den Melder mit einem Klick über den Bearbeitungsstand und die bereits getroffenen Maßnahmen unterrichten.

 

Prozessschritte
Sprachen animiert

Mehrsprachigkeit (9 Sprachen)

Die Hintbox steht Ihnen in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch und Portugiesisch zur Verfügung. Weitere Sprachen können problemlos auf Anfrage hinzugefügt werden.

Nicht nur das System ist komplett in die Sprachen übersetzt, sondern Unternehmen haben die Möglichkeit individuelle Rechtstexte in verschiedenen Sprachen anzupassen.

2-Faktor-Authentifzierung

Mit der 2-Faktor-Authentifizierung sichern Sie Ihren Account zusätzlich ab. Beim Login wird ein einmaliger Code an Ihre E-Mailadresse gesendet, mit welchem Sie Ihren Login bestätigen können. Somit ist Ihr Account sicher, auch wenn Angreifer in den Besitz Ihrer Zugangsdaten gekommen sind.

Die 2-Faktor-Authentifizierung greift auch bei kritischen Änderungsaktionen innerhalb Ihres Accounts, wie der Änderung der E-Mailadresse oder des Passworts.

Hintbox 2FA
Fristenmanagement

Fristenmanagement

Mit der Hintbox verpassen Sie keine Fristen beim Bearbeiten der Fälle. Die EU-Whistleblower-Richtlinie sieht unter anderem einige Fristen vor, welche es einzuhalten gilt.

Die Hintbox unterstützt Sie aktiv bei der Einhaltung der Fristen, wie die Rückmeldung an den Melder über den aktuellen Bearbeitungsstand und einige weitere Fristen.

Automatisierte Kommunikation

Die Hintbox übernimmt viele Teile der Kommunikation zwischen dem Melder und dem Bearbeiter. Geht ein Hinweis ein, bestätigt die Hintbox umgehend dem Melder den Eingang der Meldung. Den Hinweis erhält der Melder sofort in seiner anonymen Postbox oder als Mail an seine angegebene Adresse.

Compliance Officer und Bearbeiter der Fälle haben unter anderem die Möglichkeit, den Hinweisgeber mit einem Klick über den Status der Bearbeitung zu unterrichten. Der Text wird von der Hintbox aufbereitet, kann allerdings in den Einstellungen angepasst werden.

Automatische Kommunikation
Hintbox PDFExport

PDF-Export der Berichte

Wenn Sie einzelne Berichte lokal archivieren möchten oder einen Bericht an weitere Personen leiten möchten, die keinen Zugriff auf die Hintbox haben, können Sie Berichte mit nur einem Klick als PDF exportieren.

Customizing der Texte und Oberfläche

Unternehmen können die Hintbox nach Belieben customizen. Dabei können Sie nicht nur eine Unternehmensfarbe und das Logo hinterlegen.

Auch können jegliche Rechtstexte, Benachrichtigungsmails und Texte beim Anlegen eines Berichts bearbeitet und angepasst werden.

Customizing

Folgende Funktionen stehen für Sie als nächstes bereit.

 

Selbstverständlich optimieren wir die Hintbox regelmäßig, liefern Updates und implementieren neue Funktionen.
Folgende Funktionalitäten sind bereits in Bearbeitung und werden in naher Zukunft hinzugefügt:

„Ende zu Ende“-Verschlüsselung der Hinweise

Automatische Annahme von Fällen per Telefon-Bot

 

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