Unsere Ombudslösung der Hintbox
Die Ombudslösung ist eine Plattform, über die Ombudsmänner und -frauen ihren Mandanten digitale Hinweisgebersysteme anbieten und diese administrieren können. Externe Dritte können daher über diese Plattform als unabhängige, neutrale und vertrauensvolle Ombudsperson für das Unternehmen oder die Behörde agieren. Zudem können Ombudsmänner ihre Mandanten zu den eingehenden Hinweisen rechtlich beraten, weitere Untersuchungen und Folgemaßnahmen durchführen sowie die Vertretung gegenüber staatlichen Behörden übernehmen.
Volle Kontrolle über Ihre Mandanten
Die Ombudspersonen stellen ihren Mandanten über die Ombudslösung innerhalb weniger Sekunden bzw. mit wenigen Klicks ein digitales Hinweisgebersystem zur Verfügung.
Über das Dashboard der Ombudslösung haben Ombudsmänner und -frauen den gesamten Überblick über alle Hinweise, Fälle und Nachrichten, sodass schnell und effektiv gehandelt werden kann.
Höchstmöglicher Compliance Schutz durch die Hintbox und die Ombudsperson
Durch die Konstellation der Hintbox für die Mandanten und die Compliance-Dienstleistung der Ombudsperson für die Mandanten, verbunden durch die Ombudslösung, kann ein höchstmögliches Compliance-Niveau für die Unternehmen und Behörden angeboten werden. Unsere Hintbox erfüllt die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie, ist datenschutzkonform und bietet zudem eine äußerst hohe IT-Sicherheit. Aufgrund unserer sicheren isolierten Datenhaltung mit beschränkten autorisierten Zugängen werden Berechtigungs- und Löschkonzepte sicher umgesetzt. Nur dadurch kann die wichtige Vertraulichkeit, wie sie die EU-Whistleblower-Richtlinie vorgibt, gewahrt werden. Zudem können anonyme Meldungen nur durch ein digitales Hinweisgebersystem angeboten werden.
Durch die Betreuung eines Ombudsmanns oder einer Ombudsfrau, die sich auf Compliance-Themen spezialisiert hat, können – über das Dashboard der Ombudslösung – die Hinweise adäquat und zielgerichtet bearbeitet werden. Durch die Hintbox und die Ombudsperson kann daher ein sehr hoher Compliance-Standard erreicht werden.
Vorteile für Compliance-Berater durch die Ombudslösung
Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder andere Compliance-Berater profitieren von einigen essenziellen Vorteilen, wenn sie sich dazu entscheiden, als Ombudsperson für ihre Mandaten zu agieren:
Generierung von Folgegeschäft
Ombudsmänner und -frauen können über die Implementierung eines Hinweisgebersystems Folgegeschäft generieren, indem sie die eingehenden Hinweise prüfen, die geschilderten Vorfälle analysieren und Folgemaßnahmen durchführen. Parallel profitiert der Mandant von einem vollumfänglichen neutralen Compliance-Outsourcing.
Erweiterung des eigenen Geschäftsfeldes
In vielen Fällen haben sich externe Berater in der Vergangenheit hauptsächlich auf ihr Kerngeschäft konzentriert. Agieren nun z.B. Steuerberater zusätzlich als Ombudsperson, können diese neue Geschäftsfelder erschließen und das Serviceportfolio erweitern.
Compliance-Berater können ihren Mandanten – neben ihrer renommierten und klassischen Beratungstätigkeit – zusätzlich auch einen weiteren unabhängigen Service anbieten.
Akquisition von Neukunden
Bewerben Compliance-Berater ihre Dienste als externe Ombudsperson aktiv, können diese neue Kunden gewinnen. Diese Kunden können dann nicht nur im Bereich Compliance beraten werden, sondern zukünftig auch in den Bereichen des weiteren Tätigkeitsschwerpunktes der Ombudsmänner oder von Kolleginnen und Kollegen mit den passenden Schwerpunkten aus der Sozietät, wie z.B. Arbeits-, Kartell- oder Strafrecht.
Stärkung des Vertrauensverhältnisses zum Mandanten
Vertrauen spielt im Bereich Compliance eine immense Rolle. Hinweisgeber möchten, dass ihre Identität und ihre Hinweise vertraulich behandelt werden. Genauso möchte die Unternehmensleitung, dass die Hinweise ordnungsgemäß bearbeitet und zunächst geheim gehalten werden. Bei einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und externer Ombudsperson kann das gegenseitige Vertrauen gestärkt werden. Dies kann einen positiven Effekt auf zukünftige gemeinsame Projekte haben.
Erstklassiger Support inklusive
Selbstverständlich steht Ombudsmännern und -frauen der erstklassige Support der Hintbox über Telefon, ein Ticketsystem oder E-Mail zur Verfügung. Dadurch können sich Ombudspersonen ohne Sorgen auf Ihre Mandanten bzw. Ihre Beratung konzentrieren.