Das dynamische No-Code-Formular der Hintbox
Mit unserem dynamischen Formular auf No-Code Basis gestalten Unternehmen, Einrichtungen und Behörden individuell und frei ihr Hinweisgebersystem und erfüllen damit zahlreiche (gesetzliche) Anforderungen. Dies vollständig DSGVO-konform und ISO 27001 zertifiziert.
Aufgrund unserer No-Code Methode werden keinerlei Programmierkenntnisse benötigt, um die Maske des Hinweisgebersystems zu konfigurieren. Dies ermöglicht nicht nur ein individuelles Abfragen von Informationen oder die Berücksichtigung von Besonderheiten in dem Unternehmen bzw. in der Behörde. Vielmehr können auch die Texte vollkommen frei gestaltet werden. Dazu gehören unter anderem unterschiedliche Hinweis- und Aufklärungstexte oder Datenschutzhinweise und Einwilligungserklärungen. Dies ermöglicht es Privatunternehmen, Einrichtungen und der Öffentlichen Hand mit einem System beliebig viele gesetzliche Anforderungen und weitere Zwecke zu erfüllen.
Gemeinsam mit unserem Kollaborations-Feature und den verschiedenen Berechtigungskonzepten können Unternehmen und Behörden kompakt die eingehenden Hinweise und Fälle ohne Medienbruch in dem Dashboard der Hintbox bearbeiten.
Ihre Vorteile auf einem Blick:
✓ Sie können mit einer Hintbox zahlreiche Zwecke rechtskonform erfüllen. Dadurch reduzieren Sie Kosten und sparen Zeit.
✓ Sie konfigurieren für beliebig viele Zwecke Ihre unterschiedlichen Hinweisgebermasken schnell und einfach ohne Programmierkenntnisse (No-Code Methode)
✓ Sie bearbeiten alle diese Fälle in dem Fallmanagement-System der Hintbox (Dashboard) mit unserem Kollaborations-Feature
✓ Sie können für unterschiedliche Zwecke bzw. Prozesse, unterschiedliche Kategorien und/oder unterschiedliche Gesellschaften/Einheiten verschiedene Berechtigungen für die Fallbearbeiter vergeben.
Anwendungsfälle die mit dem No-Code-Formular bewältigt werden können
Nutzen Sie die Hintbox mit unserem No-Code-Hinweisgeberformular zum Beispiel für die folgenden Zwecke:
Interne Meldestellen gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie
Die EU-Whistleblower-Richtlinie, die bis Dezember 2021, in nationales Recht umzusetzen war, verpflichtet Unternehmen und öffentlich-rechtliche Körperschaften mit 250 Mitarbeitenden zur Einführung von internen Meldestellen. Mit dem dynamischen Formular können Sie individuell festlegen, welche Eingaben der Hinweisgeber vornehmen soll bzw. kann. Ebenso können Sie die Ansprache und die Texte frei und individuell gestalten. Dies ermöglicht eine erhöhte Akzeptanz des Hinweisgebersystems.
Beschwerdemanagement des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz verpflichtet Unternehmen zur Einführung eines Beschwerdeverfahrens. Dieses Beschwerdeverfahren muss es Personen ermöglichen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen. Unternehmen können mit der Hintbox und unserem No-Code-Feature auf diese Besonderheiten individuell eingehen, indem die Eingabemaske auf diese Besonderheiten gecustomized wird. Dies ermöglicht eine rechtskonforme Umsetzung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz unter paralleler Nutzung der Hintbox zu weiteren Zwecken.
Erfassung von Datenschutzanfragen
Unternehmen, Einrichtungen und Behörden können mit der Hintbox ebenso Datenschutzanfragen erfassen und diese bearbeiten. Die Hinweisgebermaske kann problemlos auf die datenschutzrechtlichen Besonderheiten eingehen. Betroffene erhalten dadurch die Möglichkeit, ihre Betroffenenrechte, wie zum Beispiel Auskunftsansprüche, einfach und schnell zu adressieren. Datenschutzverantwortliche können diese Anfragen zentral und kompakt in dem Dashboard der Hintbox bearbeiten.
Bearbeitung von Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorfällen
Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheitsbeauftragte und Mitarbeitende können über eine selbst von Ihnen konfigurierte Eingabemaske auch IT-Sicherheits- oder Datenschutzvorfälle zentral erfassen. Mit dem dynamischen Formular geben Sie vor, welche Informationen zur weiteren Bearbeitung des Falles eingegeben werden müssen.
Implementierung eines Beschwerdemanagement-Systems nach SGB VIII
Das Sozialgesetzbuch VIII (SGB VIII) verlangt von Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen die Einführung eines Beschwerdesystems zur Sicherung der Rechte und des Wohls von Kindern und Jugendlichen in der Einrichtung. Gerade bei Kindern und Jugendlichen gelten besondere Anforderungen. Dies können zum einen rechtliche Besonderheiten sein, wie zum Beispiel unterschiedliche Vorgaben bei der datenschutzrechtlichen Einwilligung vor Abgabe eines Hinweises. Des Weiteren wünschen sich Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen häufig, Kinder und Jugendliche in den Texten zu „duzen“. Mit dem dynamischen Formular ist auch dies problemlos umsetzbar.
Critical Incident Reporting System (CIRS)
Einrichtungen im Gesundheitswesen, wie etwa Krankenhäuser, können mit der Hintbox die Vorgaben eines CIRS schnell und einfach in einem System umsetzen. Krankenhäuser und Kliniken können ihre Hinweisgebermaske problemlos auf die medizinischen Besonderheiten ausrichten, sodass mit Mitarbeitenden und Patienten einen nachvollziehbaren Meldekanal erhalten. Auch dies ist in einem System möglich.
Hinweisgebersystem für Behörden
Behörden bzw. Aufsichtsbehörden können mit der dynamischen Eingabemaske der Hintbox problemlos ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur Bereitstellung von Hinweisgebersystemen nachkommen. Das Geldwäschegesetz (GwG) sieht etwa vor, dass Aufsichtsbehörden ein System zur Annahme von Hinweisen zu potenziellen oder tatsächlichen Verstößen gegen das Geldwäschegesetz und gegen andere Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche und von Terrorismusfinanzierung zu errichten haben.
Tool zur Ermöglichung von Lob und Kritik für Kunden und/oder Mitarbeitende
Mit der Hintbox können Sie ihren Kunden und/oder Mitarbeitenden ein Beschwerdesystem eröffnen. Dadurch lässt sich die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Ebenso kann dadurch Fluktuation von Personal entgegengewirkt werden, indem die eigehenden Hinweise zum Anlass genommen werden, Verbesserungsmaßnahmen einzuführen.