Hinweisgeberschutzgesetz - Aktueller Stand und Details

Wichtige Fakten

Inkrafttreten

Verabschiedet am 12. Mai 2023, gültig seit dem 2. Juli 2023.

Ziel

Das HinSchG schützt Personen, die Missstände melden, vor Repressalien wie Kündigung, Mobbing oder Benachteiligung.

Betroffene

Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sowie öffentliche Institutionen ab 10.000 Einwohnern.

Vertrauliche Meldesysteme

Unternehmen müssen sichere interne Kanäle für anonyme und vertrauliche Meldungen einrichten.

Rechtliche Regelungen

2 regelt den sachlichen Anwendungsbereich. Das Vertraulichkeitsgebot ist in § 8 verankert. Das Verfahren der internen Meldestelle ist in § 17 festgelegt. §§ 33 ff. regeln Maßnahmen zum Schutz hinweisgebender Personen. Die §§ 36–39 regeln das Verbot von Repressalien sowie Schadensersatzansprüche und Haftung bei Falschmeldungen. Sanktionen sind in § 40 geregelt.

Pflichten & Folgen

Unternehmen müssen sichere Meldekanäle einrichten, Vertraulichkeit wahren und Mitarbeitende schulen; bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 50.000 €.

Förderung von Transparenz

Das Gesetz soll Fehlverhalten frühzeitig aufdecken und das Vertrauen in Unternehmen und öffentliche Institutionen stärken.

Executive Summary

Das Hinweisgeberschutzgesetz stärkt Transparenz und Integrität in Unternehmen, indem es Personen schützt, die Verstöße gegen Gesetze oder interne Vorgaben melden. Ziel ist es, Whistleblower vor Repressalien wie Entlassung oder Diskriminierung zu bewahren und eine Kultur der Verantwortung zu fördern.

Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden müssen seit 2. Juli 2023, kleinere Betriebe ab 50 Mitarbeitenden seit 17. Dezember 2023, interne Meldestellen einrichten. Das Gesetz gilt auch für Unternehmen im öffentlichen Sektor sowie Städte und Kommunen mit einer Einwohnerzahl von über 10.000 Personen .

Die Meldung kann schriftlich oder mündlich erfolgen und auf Wunsch auch persönlich abgegeben werden. Die interne Meldestelle muss den Hinweisgebenden innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung bestätigen. Die Meldestelle muss die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten darüber informieren, welche Maßnahmen ergriffen wurden, beispielsweise die Einleitung interner Untersuchungen oder die Weitergabe der Meldung an die zuständige Behörde. Unternehmen sind verpflichtet, die Identität der Hinweisgebenden zu schützen und die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.

Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt für Verstöße gegen das EU-Recht und nationales Recht , insbesondere wenn es sich um strafbewehrte (Straftat) oder bußgeldbewehrte (Ordnungswidrigkeit) Vergehen handelt, die die Gesundheit oder das Leben gefährden.

Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, sichere Meldekanäle zu schaffen, Vertraulichkeit zu gewährleisten, Mitarbeitende zu schulen und Repressalien zu verhindern. Verstöße gegen diese Pflichten oder gegen die Vertraulichkeit können Bußgelder bis zu 50.000 € nach sich ziehen.

Durch die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben fördern Unternehmen Compliance, Vertrauen und ein ethisches Geschäftsklima, das langfristig zur Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.

Zeitlicher Ablauf der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie

Seit der Verabschiedung der EU-Whistleblower-Richtlinie im Oktober 2019 durchlief das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zahlreiche Entwicklungs- und Abstimmungsschritte. Anfang 2021 legte das SPD-geführte Justizministerium einen ersten Entwurf vor, der jedoch aufgrund von Einwänden der CDU/CSU scheiterte. Nachdem die Ampel-Koalition Ende 2021 das HinSchG in ihren Koalitionsvertrag aufnahm, leitete die EU im Februar 2022 ein Vertragsverletzungsverfahren ein, da Deutschland die Umsetzungsfrist zum 17.12.2021 verpasst hatte. Im April 2022 folgte ein neuer Referentenentwurf, dem die Bundesregierung im Juli 2022 einen teilweise veränderten Regierungsentwurf nachschob. Im September 2022 berieten zunächst der Bundesrat und anschließend der Bundestag über das Gesetz, bevor der Bundestag am 16. Dezember 2022 ein überarbeitetes HinSchG verabschiedete. Der Bundesrat stoppte das Gesetz jedoch am 10. Februar 2023, vor allem aufgrund von Kritik aus CDU-geführten Ländern. Daraufhin wurde am 17. März 2023 ein neuer, nicht zustimmungspflichtiger Entwurf im Bundestag beraten, und am 5. April 2023 rief die Bundesregierung den Vermittlungsausschuss an.

Schließlich wurde das Hinweisgeberschutzgesetz am 12. Mai 2023 verabschiedet und trat am 2. Juli 2023 in Kraft. Seit diesem Datum müssen Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden eine interne Meldestelle einrichten; für kleinere Unternehmen galten gestaffelte Übergangsfristen. Das Gesetz gilt auch für Unternehmen im öffentlichen Sektor sowie Städte und Kommunen mit einer Einwohnerzahl von über 10.000 Personen .

Das Verfahren bei internen Meldungen im Rahmen des § 17 HinSchG

Innerhalb von maximal sieben Tagen ist der Eingang der Meldung gegenüber der meldenden Person zu bestätigen.

Es ist zu prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt.
Es sollte Kontakt zur meldenden Person gehalten werden, gegebenenfalls um weitere Informationen zu bitten.
Die eingegangene Meldung wird auf ihre Stichhaltigkeit überprüft.
Es werden angemessene Folgemaßnahmen ergriffen.
Innerhalb von drei Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung erfolgt eine Rückmeldung an die meldende Person. Diese Rückmeldung enthält Informationen zu geplanten und bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie die Gründe dafür, sofern dadurch keine internen Untersuchungen oder Ermittlungen beeinträchtigt werden und die Rechte der in der Meldung genannten Personen gewahrt bleiben.
Die Hinweise werden unter Einhaltung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert. Diese Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern es nicht erforderlich und angemessen ist, sie zur Bearbeitung des Hinweises oder gemäß anderen Rechtsvorschriften länger aufzubewahren (§ 11 HinSchG).

Mögliche Folgemaßnahmen

Die interne Meldestelle muss der hinweisgebenden Person spätestens nach drei Monaten Rückmeldung zu geplanten oder bereits ergriffenen Maßnahmen geben. Diese erfolgt unter Wahrung der Vertraulichkeit und der Rechte aller Beteiligten. Als Folgemaßnahmen nach § 18 kann die Meldestelle interne Untersuchungen durchführen, die Meldung an zuständige Stellen weiterleiten, das Verfahren mangels Grundlage beenden oder es für weiterführende Ermittlungen an interne Einheiten oder Behörden übergeben.

Anonymität von Hinweisgebern und Umgang mit anonymen Hinweisen

Unternehmen sind nach § 16 HinSchG nicht dazu verpflichtet, anonyme Meldekanäle zu implementieren. Sollten dennoch anonyme Kanäle zur Verfügung gestellt werden, gibt es eine Empfehlung, dass diese Hinweise auch bearbeitet werden. Die vorrangige Bearbeitung nicht-anonymer Hinweise darf allerdings nicht gefährdet werden.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die entsprechenden ISO-Normen (ISO 37301, ISO 37001) die Entgegennahme anonymer Hinweise verlangen . Wenn ein Unternehmen also in Zukunft eine Zertifizierung nach diesen ISO-Normen anstrebt, muss das eingerichtete Hinweisgeberverfahren die Bearbeitung anonymer Hinweise ermöglichen.

Die Implementierung eines anonymen Meldekanals hilft Unternehmen allerdings enorm dabei, interne Missstände aufzudecken und Schaden abzuwenden. Ein digitales Hinweisgebersystem mit einer anonymen Meldefunktion steigert dabei die Bereitschaft von Mitarbeitenden, Hinweise abzugeben.

Konzernprivileg

Teilweise strittig ist die korrekte Umsetzung in Konzernen. Während die EU Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrechts melden, noch von einer Trennung der Ressourcen spricht, können laut dem deutschen Gesetzesentwurf auch Meldestellen zentral bei der Konzernmutter aufgehangen werden. Allerdings ist es notwendig, „dass die originäre Verantwortung dafür, einen festgestellten Verstoß zu beheben und weiterzuverfolgen, immer bei dem jeweiligen beauftragenden Tochterunternehmen verbleibt.“

Sinnvoll ist hier die Implementierung eines Hinweisgebersystems mit Mehrmandantenfähigkeit und einer granularen Rechtvergabe. So können mehrere Tochtergesellschaften in einem System abgebildet werden, auch wenn das System bei der Konzernmutter angesiedelt ist.

Details zum Hinweisgeberschutzgesetz: Anwendungsbereich, Pflichten und Sanktionen

Das Hinweisgeberschutzgesetz ("Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen die Verstöße gegen das Unionsrecht melden") dient der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie vom 23. Oktober 2019. Das Gesetz hätte bereits bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Die EU-Kommission hatte im Laufe des Jahres ein Vertragsverletzungsverfahren gegen die Bundesrepublik Deutschland aufgrund fehlender Umsetzung eingeleitet.

Missstände und illegale Aktivitäten im Unternehmen sind häufig ein Grund für negative Schlagzeilen und hohe Schäden. Beispiele dazu gab es in der Vergangenheit viele. Meldeten Personen diese Missstände, waren sie häufig Repressalien ausgesetzt. Dem möchte die EU mit der neuen Richtlinie entgegenwirken. Der Schutz von Whistleblowern und die einheitliche Regelung zu Meldekanälen sind dabei zentrale Punkte.

Unternehmen und Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitern , sowie Institutionen der öffentlichen Hand, müssen nun aktiv werden und entsprechende Maßnahmen treffen.

Ziele und Hintergründe des Hinweisgeberschutzgesetzes

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) soll Personen schützen, die Missstände oder illegale Handlungen in Unternehmen oder Organisationen melden. Ziel ist es, eine Kultur der Transparenz, Verantwortung und Integrität zu fördern und Whistleblower vor Repressalien wie Kündigung oder Diskriminierung zu bewahren.

Das Gesetz verpflichtet Unternehmen, sichere und vertrauliche Meldesysteme einzurichten und legt in den §§ 36–39 klare Regelungen zu Repressalienverbot, Schadensersatz und Haftung bei Falschmeldungen fest. Dadurch wird das Vertrauen in interne Meldestrukturen gestärkt.

Darüber hinaus dient das HinSchG der Aufdeckung und Prävention von Fehlverhalten, stärkt die Compliance und trägt zur Wahrung des Unternehmensansehens sowie zum Schutz öffentlicher Interessen bei.

Interne Meldestelle vs. Externe Meldestelle

Wahlrecht zwischen interner und externer Meldestelle

Hinweise müssen entweder mündlich oder schriftlich abgegeben werden können. Darüber hinaus können Personen Hinweise auf Wunsch auch persönlich übermitteln.

Organisationen sind dazu verpflichtet, interne Meldekanäle (wie ein digitales Hinweisgebersystem) zu implementieren. Das System kann dann entweder durch Mitarbeitende, wie der Rechtsabteilung, oder durch externe Anwälte/ Ombudspersonen übernommen werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt klare Anforderungen an externe Meldestellen, um einen unabhängigen, vertraulichen und effektiven Umgang mit Hinweisen zu gewährleisten. Externe Meldestellen müssen unparteiisch arbeiten, verschiedene sichere Kommunikationswege anbieten, fachkundiges Personal einsetzen, Meldungen dokumentieren und Hinweisgeber fristgerecht informieren. Zudem sollen sie Repressalien verhindern und Transparenz über ihre Arbeitsweise schaffen.

Zuständig ist auf Bundesebene die externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz, ergänzt durch mögliche landeseigene Meldestellen. Weitere spezialisierte Stellen wie das Bundeskartellamt übernehmen Aufgaben bei bestimmten Rechtsverstößen, etwa im Wettbewerbs- und Digitalmarktbereich.

Gemäß § 24 prüfen externe Meldestellen Meldungen selbstständig, betreiben sichere Meldekanäle und beraten potenzielle Hinweisgeber zu Schutzmöglichkeiten und Abläufen. Sie müssen auf ihrer Website umfassende Informationen bereitstellen und jährlich einen anonymisierten Bericht veröffentlichen. Die Rückmeldung an Hinweisgeber erfolgt in der Regel innerhalb von drei Monaten, bei komplexen Fällen spätestens nach sechs Monaten.

Hinweisgeber haben damit ein Wahlrecht, welchen Kanal sie zur Meldung ihres Hinweises nutzen möchten.

Schutz der Vertraulichkeit

Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt das Vertraulichkeitsgebot (§ 8) in den Mittelpunkt, um die Identität von Hinweisgebern sowie aller in einer Meldung genannten Personen zu schützen. Nur diejenigen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldung zuständig sind, dürfen die Identität kennen.

§ 9 sieht Ausnahmen vor: Bei bewusst oder grob fahrlässig falschen Meldungen besteht kein Schutz der Identität. Zudem darf die Identität weitergegeben werden, wenn dies für behördliche Verfahren erforderlich ist oder die hinweisgebende Person einwilligt. Vor einer Weitergabe muss die Meldestelle informieren, sofern dies Ermittlungen nicht gefährdet.

Dementsprechend müssen Maßnahmen getroffen werden, dass nur ein bestimmter Personenkreis Zugriff auf die eingehenden Meldungen hat. Zusätzlich müssen die Anforderungen der DSGVO eingehalten und umgesetzt werden.

Bearbeiter haben die Möglichkeit, über IT-gestützte Hinweisgebersysteme den Zugriff genau zu steuern. Außerdem sollten die Übertragung und Speicherung von Hinweisen zu jedem Zeitpunkt Ende-zu-Ende verschlüsselt sein.

Beweislastumkehr

Im Falle einer Kündigung stehen ab sofort die Unternehmen in der Pflicht zu belegen, dass eine Kündigung nicht im Zusammenhang mit gemeldeten Vorfällen oder Hinweisen steht. Sollten hinweisgebende Personen Repressalien ausgesetzt sein, können diese Schadensersatzansprüche geltend machen.

Sachlicher Anwendungsbereich des HinSchG

Das Hinweisgeberschutzgesetz umfasst nach § 2 HinSchG eine breite Palette von meldefähigen Verstößen. Dazu gehören straf- und bußgeldbewehrte Handlungen, insbesondere wenn sie Leben, Gesundheit oder Arbeitnehmerrechte gefährden. Meldbar sind außerdem Verstöße gegen EU-Recht und nationales Recht, etwa in den Bereichen Geldwäscheprävention, Produktsicherheit, Verkehrs- und IT-Sicherheit, Umwelt- und Strahlenschutz, Datenschutz (DSGVO) sowie Verbraucherschutz.

Ebenfalls erfasst sind wirtschafts- und finanzbezogene Verstöße wie Korruption, Betrug, Vergaberecht, Steuer- und Wettbewerbsverstöße sowie Regelungen zur Integrität digitaler Märkte. Darüber hinaus können auch schwere Missstände, die das öffentliche Interesse gefährden – z. B. Menschenrechtsverletzungen, interne Regelverstöße oder Verdachtsfälle –, gemeldet werden. Selbst pflichtwidrige Äußerungen von Beamten oder Verstöße im Zusammenhang mit Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche und Insidergeschäften fallen darunter.

Insgesamt deckt das HinSchG zahlreiche Bereiche des öffentlichen und wirtschaftlichen Lebens ab und dient dazu, Transparenz, Compliance und den Schutz der Hinweisgeber sicherzustellen.

Sanktionen bei Verstößen gegen das Gesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht Haftung vor, wenn Unternehmen ihre organisatorischen Pflichten nicht erfüllen und dadurch Rechtsverstöße oder Schäden nicht verhindert werden. Besonders betroffen ist die Unternehmensleitung, die verpflichtet ist, interne Meldestellen einzurichten, Vertraulichkeit zu gewährleisten und Repressalien zu verhindern.

§ 40 HinSchG regelt Bußgelder für verschiedene Ordnungswidrigkeiten, etwa für die Behinderung von Meldungen, Falschmeldungen, fehlende Meldestellen, Verstöße gegen die Vertraulichkeit sowie Repressalien. Je nach Schwere drohen Bußgelder bis zu 50.000 Euro.

Zentrale Haftungsrisiken sind: fehlende oder unzureichende interne Meldestellen, Verletzungen der Vertraulichkeitspflicht sowie Repressalien gegen Hinweisgeber, die zusätzlich zivilrechtliche Ansprüche nach sich ziehen können.

Die sachliche Zuständigkeit für die Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten ist mangels besonderer Zuweisung auf die fachlich zuständige oberste Landesbehörde oder das Bundesministerium übergegangen. In Nordrhein-Westfalen wurde jedoch im Oktober 2024 die bisher bei den Landesjustizministerien liegende Zuständigkeit auf die Staatsanwaltschaften übertragen. Ziel der Neuregelung ist es nun, Verstöße strenger und effizienter zu ahnden. Durch diese Maßnahmen soll ein höheres Maß an Rechtssicherheit und Compliance in den betroffenen Bereichen erreicht werden.

Best-Practices und Tipps zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetz

Kostengünstige interne Meldekanäle stehen oft im Widerspruch zu den hohen Anforderungen des HinSchG und der EU-Richtlinie. Interne Telefonnummern und E-Mail-Adressen sind ungeeignet, da der Zugriff der IT-Administration nicht ausgeschlossen werden kann und damit die notwendige Vertraulichkeit gefährdet ist. Auch externe Telefonlösungen – etwa über Rufnummernunterdrückung oder Ombudspersonen – sind zwar möglich, verursachen jedoch hohe Kosten und Herausforderungen bei Erreichbarkeit, Zeitzonen und Sprachbarrieren.

Anforderungen an das Hinweisgebersystem

Ein Hinweisgeberschutzsystem muss hohe IT- und Datenschutzstandards erfüllen. Dazu gehören ein nach ISO 27001 implementiertes Informationssicherheitsmanagementsystem, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, regelmäßige Penetrationstests durch externe Auditoren sowie technische Maßnahmen zur Wahrung der Anonymität der Hinweisgeber. Die Datenverarbeitung muss DSGVO-konform erfolgen, alle Daten müssen in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gespeichert werden, und eine rechtssichere Datenlöschung muss möglich sein. Zudem sind 2-Faktor-Authentifizierung und getrennte Systeminstanzen erforderlich, um höchste Vertraulichkeit sicherzustellen.

Einfache Umsetzung mit digitalen Hinweisgebersystemen

Um die Anforderungen des Gesetzes schnell und unkompliziert umzusetzen, wird die Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystems empfohlen. Auch wenn anonyme Meldekanäle nicht verpflichtend sind, können Unternehmen davon profitieren. So sinkt die Hemmschwelle für Hinweisgeber, Missstände zu melden. Unternehmen erhalten somit frühzeitig die Möglichkeiten, die Missstände zu beheben.

Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems

Neben dem Vorteil, dass Missstände anonym gemeldet werden können, unterstützt ein digitales Hinweisgebersystem bei der Einhaltung von weiteren Anforderungen des Gesetzes. So muss der Eingang von Hinweisen innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden und Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten über die bereits getroffenen Maßnahmen informiert werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Identität des Hinweisgebers nur den Personen bekannt ist, die im Unternehmen zur Bearbeitung der Hinweise bestimmt wurden. Bei der Einrichtung einer internen E-Mailadresse zur Meldung von Hinweisen kann bspw. nicht gewährleistet werden, dass die IT-Abteilung die Mails mitliest oder den Mailaccount kompromittiert.

Digitale Hinweisgebersysteme sind heutzutage Best Practice und haben folgende Vorteile:

Einfache Einrichtung eines Systems zur Ermöglichung anonymer Meldungen
Steigerung der Bereitschaft, Missstände zu melden
Kombination von verschiedenen Meldekanälen (digital, schriftlich, persönlich, per E-Mail und per Telefon)
Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards dank Ende-zu-Ende Verschlüsselung und ISO-Zertifizierungen
Hinweise können 24/7 abgegeben werden

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Einrichtung einer Meldestelle im Unternehmen: Datenschutz, Dokumentation und Zuständigkeiten

Festlegung des Personenkreises

Legen Sie fest, welche Personen für die Bearbeitung von Hinweisen im Unternehmen zuständig ist. Auch die Ausgliederung dieser Tätigkeit an externe Ombudspersonen ist möglich. Achten Sie aber in jedem Fall darauf, den Personenkreis so klein wie möglich zu halten. Außerdem sollen nicht-autorisierte Personen keinen Zugriff auf das System haben.

Definition von Prozessen

Definieren Sie Prozesse, welche zur Annahme und Bearbeitung von Hinweisen notwendig sind. Die Richtlinie gibt außerdem vor, dass geeignete Folgemaßnahmen zur Bearbeitung von Hinweisen definiert werden.

Kommunikation und Information

Sind alle Vorbereitungen getroffen, müssen Sie die Mitarbeiter über die Implementierung des Hinweisgebersystems informieren. Dazu können Sie den Link zum System auf Ihrer Unternehmenswebsite platzieren. Dies kann im Footer oder über eine Unterseite umgesetzt werden. Außerdem können Sie Mitarbeiter per E-Mail oder Hinweisen im Intranet über die Existenz des Systems informieren. Ebenfalls wichtig ist die richtige Kommunikation des Systems. Klären Sie Mitarbeiter auf, welchen Zweck das Hinweisgebersystem verfolgt und wie man es verwendet. Besonders geeignet sind dazu regelmäßige Mitarbeiterschulungen.

Warum Unternehmen vom HinSchG profitieren

Hinweisgeberschutz ist Unternehmensschutz

Es gilt zahlreiche Gründe zur Einführung eines digitalen Meldekanals:

Ein Hinweisgebersystem erfüllt nicht nur die Vorgaben des Gesetzes oder schützt die Whistleblower. Vielmehr dient es den Interessen eines Unternehmens. Interne Missstände sind ein häufiger Grund für wirtschaftliche Schäden. Durch ein frühzeitiges Eingreifen des Managements kann Schaden abgewehrt oder reduziert werden.

Mit einem internen Meldekanal behalten Unternehmen zudem die Hoheit über einen Fall. Etwaige Missstände können zunächst intern gewürdigt werden. Folgemaßnahmen können vertraulich eingeleitet und geklärt werden. Anders ist es, wenn Hinweisgebern keine solche interne Beschwerdemöglichkeit angeboten wird. Sie wenden sich dann direkt an externe Stellen, wie die Staatsanwaltschaft, Presse oder Behörden. Eine Steuerung des Falles durch das Unternehmen ist dann nicht mehr möglich.

Zudem schaffen interne Meldekanäle Vertrauen bei den Mitarbeitenden eines Unternehmens oder einer Behörde. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erkennen, dass das Management Missstände nicht duldet. Der Akzeptanz von Hinweisgebersystemen ist daher erfahrungsgemäß hoch und wird positiv aufgenommen. Vielen Mitarbeitern wird ein gutes Gefühl vermittelt, wenn sie nur wissen, dass sie etwas melden können. In Zeiten des Fachkräftemangels sind solche positiven Aspekte zu berücksichtigen. Gerade die Kleinigkeiten unterscheiden Wettbewerber voneinander.

Compliance gilt als Marketinginstrument. Unternehmen und Behörden, die auf ihrer Webseite einen Link zu einem internen Meldekanal setzen, zeigen der Öffentlichkeit, dass sie compliant sind. Auch dies schafft Vertrauen bei Lieferanten, Geschäftspartnern, potenziellen Bewerbern usw. Zudem setzen zunehmend Abnehmer in Lieferketten ein funktionierendes Compliance Management System voraus. Dazu gehört auch ein digitales Hinweisgebersystem. Das gleiche gilt für Auftraggeber der Öffentlichen Verwaltung.

Mit der Hintbox können Sie zudem nicht nur die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen. Unternehmen können auch das Beschwerdemanagement des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes abbilden. Dieses sieht vor, dass Unternehmen eine Beschwerdestelle errichten müssen. Mit unserem Formularmanager können Sie problemlos auch diese Anforderungen in der Hintbox erfüllen.

Fazit

Das Hinweisgeberschutzgesetz markiert einen bedeutenden Schritt hin zu mehr Transparenz, Integrität und Verantwortungsbewusstsein in Unternehmen und öffentlichen Organisationen. Es schützt Menschen, die Missstände melden, stärkt ein gesundes Arbeitsumfeld und fördert eine Kultur des offenen Umgangs mit Fehlverhalten. Unternehmen, die die gesetzlichen Anforderungen ernst nehmen und ein professionelles Hinweisgebersystem einrichten, profitieren nicht nur rechtlich, sondern auch wirtschaftlich: Sie erkennen Risiken früher, vermeiden Reputationsschäden und verbessern gleichzeitig ihre Attraktivität für Mitarbeitende, Kunden und Geschäftspartner.

Ein digitales Hinweisgebersystem bietet dabei klare Vorteile: Es ermöglicht anonyme Meldungen, erfüllt hohe Sicherheits- und Datenschutzanforderungen und stellt sicher, dass gesetzliche Fristen zuverlässig eingehalten werden. Gleichzeitig hat das Unternehmen die Möglichkeit, Missstände intern zu klären, bevor externe Stellen oder die Öffentlichkeit eingeschaltet werden.

Insgesamt gilt: Hinweisgeberschutz ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch Unternehmensschutz. Unternehmen, die das Thema aktiv angehen, stärken Compliance, Vertrauen und Wettbewerbsfähigkeit und zeigen, dass sie Verantwortung ernst nehmen.

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FAQ zum Hinweisgeberschutzgesetz

Wann trat das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft?

Das Gesetz wurde am 12.05.2023 vom Bundesrat verabschiedet und trat im Juni 2023 in Kraft. Unternehmen sind dazu verpflichtet, interne Meldestellen zu implementieren.

Was bedeutet das Hinweisgeberschutzgesetz?

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz sollen hinweisgebende Personen vor Repressalien geschützt werden, die Verstöße in Unternehmen, Behörden und Organisationen melden.

Wer ist vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen?

Vom HinSchG sind alle Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitenden betroffen. Diese müssen interne Meldestellen einrichten.

Was sind Ziel und Zweck des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Das neue Gesetz dient dem Schutz von hinweisgebenden Personen. Personen, welche Missstände in Organisationen melden, sind häufig Repressalien ausgesetzt. Diese Personen sollen mit dem neuen Gesetz geschützt werden.

Welche Verstöße können gemeldet werden?

Meldbar sind straf- und bußgeldbewehrte Verstöße sowie Verstöße gegen EU- und nationales Recht, z. B. Korruption, Betrug, Datenschutzverstöße, Umwelt- und Arbeitsschutz, Geldwäscheprävention oder Wettbewerbsverstöße.

Müssen anonyme Meldungen entgegengenommen werden?

Nein. Das HinSchG verpflichtet nicht zur Bereitstellung anonymer Meldekanäle. Werden jedoch anonyme Meldungen ermöglicht (z. B. per digitalem System), sollten sie laut Gesetzesempfehlungen auch bearbeitet werden. ISO-Normen (ISO 37301, 37001) verlangen die Bearbeitung anonymer Hinweise.

Wie läuft das Verfahren nach einer Meldung ab?

Der Eingang muss innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden. Innerhalb von 3 Monaten muss die meldende Person informiert werden, welche Maßnahmen ergriffen wurden. Dazu gehören interne Untersuchungen, Weitergabe an Behörden oder Einstellen des Verfahrens. Alles erfolgt unter Wahrung der Vertraulichkeit.

Was ist der Unterschied zwischen internen und externen Meldestellen?

Interne Meldestellen werden vom Unternehmen betrieben. Externe Meldestellen werden von Behörden wie dem Bundesamt für Justiz oder Fachbehörden wie dem Bundeskartellamt geführt. Hinweisgeber haben das Recht, frei zu wählen, welchen Kanal sie nutzen.

Wie wird die Identität des Hinweisgebers geschützt?

Das Vertraulichkeitsgebot (§ 8 HinSchG) verpflichtet Unternehmen, die Identität des Hinweisgebers zu schützen. Nur befugte Personen dürfen Zugang zur Meldung haben. Verstöße können hohe Bußgelder nach sich ziehen.

Welche Sanktionen drohen bei Verstößen?

Ordnungswidrigkeiten wie fehlende Meldestellen, Verstöße gegen Vertraulichkeit, Behinderung von Meldungen oder Repressalien können mit bis zu 50.000 € Bußgeld geahndet werden. Zudem drohen zivilrechtliche Schadensersatzforderungen.

Warum sind E-Mail-Adressen oder Telefonhotlines oft ungeeignet?

Weil Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden kann – IT-Administratoren haben Zugriff, Rufnummern können eingesehen werden, Dokumentation ist schwierig. Zudem ist keine gesicherte Anonymität möglich.

Welche Vorteile bietet ein digitales Hinweisgebersystem?

Ein digitales System ermöglicht:

anonyme Meldungen
klare Prozesse und Fristen
höchste Sicherheitsstandards
24/7-Erreichbarkeit
revisionssichere Dokumentation
einfache Bedienung für Hinweisgeber und Bearbeiter

Was bedeutet die Beweislastumkehr?

Wenn ein Hinweisgeber nach einer Meldung Nachteile erfährt, muss das Unternehmen beweisen, dass diese nicht aufgrund der Meldung erfolgt sind. Gelingt das nicht, kann der Hinweisgeber Schadensersatz verlangen.

Wie sollten Unternehmen Mitarbeitende über das Hinweisgebersystem informieren?

Durch interne Kommunikation, Schulungen und sichtbare Bereitstellung des Meldekanals (z. B. auf der Website oder im Intranet). Transparente Kommunikation stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden.

Kann ein Konzern eine gemeinsame Meldestelle nutzen?

Ja, laut deutschem Gesetz dürfen Konzerne zentrale Meldestellen nutzen. Die Verantwortung für die Bearbeitung und Behebung bleibt jedoch bei jeder Tochtergesellschaft.

Warum lohnt sich Hinweisgeberschutz auch wirtschaftlich?

Früh erkannte Missstände reduzieren Schäden, verhindern Skandale und verbessern Reputation. Unternehmen zeigen Verantwortungsbewusstsein, stärken Mitarbeiterbindung und erfüllen Compliance-Standards – ein echter Wettbewerbsvorteil.

HinSchG

LkSG

CSRD

Policy Manager