Kommunikative Herausforderungen bei Einführung von Hinweisgebersystemen
Für Unternehmen stellen sich in diesem Zusammenhang häufig auch Fragen der internen und externen Kommunikation. Eine gute Kommunikations- und Pressearbeit ist daher unerlässlich. Erstens ist das Thema des Whistleblowings verhältnismäßig neu. Zweitens sollten Mitarbeitende und Geschäftspartner über die Einführung eines digitalen Hinweisgebersystems informiert und aufgeklärt werden. Durch eine klare und verständliche Kommunikation kann der Zweck eines Hinweisgebersystems effektiv umgesetzt werden, indem insbesondere eine hohe Akzeptanz der Mitarbeitenden im Unternehmen geschaffen wird. Dadurch kann insgesamt auch die Reputation des Unternehmens weiter gestärkt werden.
Mit diesen Themen beschäftigt sich seit Jahren einer der führenden PR-Agenturen FAKTENKONTOR aus Hamburg. Kommunikatoren und Pressestellen sollten das Thema angehen – und sich dabei der drei zentralen kommunikativen Herausforderungen bewusst sein:
Challenge 1: Externe Kommunikation
Relevante Stakeholder des Unternehmens müssen über das neue Whistleblower-System aufgeklärt werden. Hier sollten die Vorteile des Präventions-Tools herausgestellt werden, um externen Partnern Unsicherheiten und Berührungsängste mit dem neuen System zu nehmen. Kommunikatoren kommt zudem eine weitere wichtige Aufgabe zu: die Vorbereitung der Krisenkommunikation. Falls ein brisanter Hinweis mit hohem Krisenpotenzial über die Whistleblower-Kanäle hinterlegt wird, muss im Zweifel schnell gehandelt werden. Pressestellen sollten die wichtigsten Krisen-Issues mit externer Relevanz bereits im Vorfeld definieren und passende Statements und Presseinformationen dazu vorbereiten. So kann im Krisenfall schnell und strategisch richtig gehandelt werden.
Challenge 2: Interne Kommunikation
Mitarbeitende brauchen Vertrauen in das neu eingeführte Hinweisgebersystem. Welche Informationen kann ich in welcher Form teilen? Was passiert mit meinen Hinweisen? Wer hat Zugriff auf meine Meldung? Wie steht es um den Datenschutz und die Wahrung der Vertraulichkeit? Umfassende Informationsangebote müssen geschaffen werden, die transparent und verständlich sind. Hier kann die Unternehmenskommunikation eine entscheidende Rolle spielen – ob bei der Art und Weise der Aufklärung gegenüber Mitarbeitenden oder der Vermittlung zwischen einzelnen Abteilungen auf dem Weg zur Implementierung. Dabei muss stets der Grundsatz gelten, dass interne Kommunikation keine Einbahnstraße ist. Nur wer den Dialog mit den Mitarbeitenden sucht und auf deren Fragen und Anregungen eingeht, kann nachhaltig und erfolgreich informieren. Dem sollten Kommunikatoren stets Rechnung tragen.
Challenge 3: Prozesse entwickeln
Die entscheidende Frage: Wie wird mit Hinweisen umgegangen, die über das System reinkommen? Es bedarf Verantwortlichkeiten und einer Kategorisierung, mit der Hinweise schnell zugeordnet und entsprechend verarbeitet werden können. Denn ein verlässliches Krisenmanagement ist essenziell, um frühzeitig auf kritische Situationen reagieren zu können. Wer Hinweise schnell verarbeitet, kann die eigene Position sogar stärken. Der Knackpunkt: Gemeldete Missstände müssen schnellstmöglich behoben werden. So kann der Sprung von der Defensive in die Offensive gelingen und die Themenführerschaft zurückerobert werden. Gerade hier sind Pressestellen und Kommunikatoren als Reputationsexperten prädestiniert, Kompetenzen zu übernehmen und sich in die Prozessentwicklung des Krisenmanagements einzubringen.
Wer diese kommunikativen Hürden meistert, kann der Implementierungspflicht selbstbewusst entgegentreten. Die Vorbereitung der Krisenkommunikation sowie die Entwicklung von Informationsangeboten sowie Krisenmanagementprozessen sind dabei die zentralen Herausforderungen für die Unternehmenskommunikation – Aufgaben, die man schon jetzt angehen sollte. Dann kann ein Whistleblower-System schnell zum Erfolgsfaktor für das eigene Reputationsmanagement werden.