Am 27. Juli 2022 veröffentlichte die Bundesregierung einen Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes. Damit sollen die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie konform umgesetzt werden. Der Bundesrat stimmte bereits zu, Ende September wird das Gesetz dann im Bundestag besprochen. Im ersten Quartal 2023 tritt das Hinweisgeberschutzgesetz voraussichtlich in Kraft.

In diesem Artikel halten wir Sie über die aktuellen Entwicklungen, Informationen und Details auf dem Laufenden.

Allgemeines zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Das Hinweisgeberschutzgesetz dient der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie vom 23. Oktober 2019. Das Gesetz hätte bereits bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Die EU-Kommission hatte im Laufe des Jahres ein Vertragsverletzungsverfahren gegen die Bundesrepublik Deutschland aufgrund fehlender Umsetzung eingeleitet.

Missstände und illegale Aktivitäten im Unternehmen sind häufig ein Grund für negative Schlagzeilen und hohe Schäden. Beispiele dazu gab es in der Vergangenheit viele. Meldeten Personen diese Missstände, waren sie häufig Repressalien ausgesetzt. Dem möchte die EU mit der neuen Richtlinie entgegenwirken. Der Schutz von Whistleblowern und die einheitliche Regelung zu Meldekanälen sind dabei zentrale Punkte.

Unternehmen und Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitern, sowie Institutionen der öffentlichen Hand, müssen nun aktiv werden und entsprechende Maßnahmen treffen.

Schutz von Hinweisgebern

Das Gesetz verfolgt als primäres Ziel den Schutz von Personen, die Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese bei einer internen oder externen Meldestelle melden. Hinweisgebende sind dabei vor jeglichen Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen geschützt.

Details des Hinweisgeberschutzgesetzes

Anonymität von Hinweisgebern

Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, anonyme Meldekanäle zu implementieren. Sollten dennoch anonyme Kanäle zur Verfügung gestellt werden, gibt es eine Empfehlung, dass diese Hinweise auch bearbeitet werden. Die vorrangige Bearbeitung nicht-anonymer Hinweise darf allerdings nicht gefährdet werden.

Die Implementierung eines anonymen Meldekanals hilft Unternehmen allerdings enorm dabei, interne Missstände aufzudecken und Schaden abzuwenden. Laut einer Studie gaben 15% der Befragten an, von Missständen und illegalen Praktiken am Arbeitsplatz Kenntnis zu haben. Ein digitales Hinweisgebersystem mit einer anonymen Meldefunktion steigert dabei die Bereitschaft von Mitarbeitenden, Hinweise abzugeben.

Konzernprivileg

Teilweise strittig ist die korrekte Umsetzung in Konzernen. Während die EU-Richtlinie noch von einer Trennung der Ressourcen spricht, können laut dem deutschen Gesetzesentwurf auch Meldestellen zentral bei der Konzernmutter aufgehangen werden. Allerdings ist es notwendig, „dass die originäre Verantwortung dafür, einen festgestellten Verstoß zu beheben und weiterzuverfolgen, immer bei dem jeweiligen beauftragenden Tochterunternehmen verbleibt.“

Sinnvoll ist hier die Implementierung eines Hinweisgebersystems mit Mehrmandantenfähigkeit und einer granularen Rechtvergabe. So können mehrere Tochtergesellschaften in einem System abgebildet werden, auch wenn das System bei der Konzernmutter angesiedelt ist.

Gleichwertige und verpflichtende Meldekanäle

Organisationen sind dazu verpflichtet, interne Meldekanäle (wie ein digitales Hinweisgebersystem) zu implementieren. Das System kann dann entweder durch Mitarbeitende, wie der Rechtsabteilung, oder durch externe Meldekanäle Anwälte/Ombudspersonen übernommen werden.

Zusätzlich wird eine externe Meldestelle beim Bundesministerium für Justiz geschaffen, welche Hinweise entgegennehmen wird. Weitere Meldestellen werden bei zuständigen Behörden eingerichtet, welche externe Meldungen von Vertößen entgegennehmen.

Hinweisgeber haben somit nun ein Wahlrecht, welchen Kanal sie zur Meldung ihres Hinweises nutzen möchten.

Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetz

Vom HinSchG sind alle Personen geschützt, welche im Zusammenhang mit ihrem Beruf Kenntnis über Missstände in einem Unternehmen oder einer anderen Organisation erhalten.

Die EU hat die Vorgabe gegeben, dass die Bereiche des EU-Rechts von dem nationalen Umsetzungsgesetz vom umfassenden Schutz berücksichtigt werden. Darüber hinaus schützt das deutsche Gesetz auch Personen, wenn Hinweise zu nationalem Recht gemeldet wurden. Allerdings wird hier nochmals auf Hinweise zu Straftaten, Ordnungswidrigkeiten oder Gefahren für Gesundheit und Leben beschränkt.  

Fristen

Juristische Personen und Organisationen müssen gegebene Fristen beachten. Erhält ein Unternehmen oder eine Behörde einen Hinweis, so muss innerhalb von 7 Tagen der Eingang dieses Hinweises bestätigt werden.

Zusätzlich ist das Unternehmen oder die Behörde dazu verpflichtet, innerhalb von drei Monaten nach Eingang des Hinweises über die Folgemaßnahmen zu unterrichten.

Digitale Hinweisgebersysteme helfen Bearbeitern von Hinweisen dabei, keine Frist zu verpassen.

Kanäle der Meldungsabgabe

Hinweise müssen entweder mündlich oder schriftlich abgegeben werden können. Darüber hinaus können Personen Hinweise auf Wunsch auch persönlich übermitteln.

Schutz der Vertraulichkeit

Betroffene Organisationen müssen dafür sorgen, dass die Identität des Hinweisgebers gewahrt wird. Dementsprechend müssen Maßnahmen getroffen werden, dass nur ein bestimmter Personenkreis Zugriff auf die eingehenden Meldungen hat.

Zusätzlich müssen die Anforderungen der DSGVO eingehalten und umgesetzt werden.

Bearbeiter haben die Möglichkeit, über IT-gestützte Hinweisgebersysteme den Zugriff genau zu steuern. Außerdem sollten die Übertragung und Speicherung von Hinweisen zu jedem Zeitpunkt Ende-zu-Ende verschlüsselt sein.

Beweislastumkehr

Im Falle einer Kündigung stehen ab sofort die Unternehmen in der Pflicht zu belegen, dass eine Kündigung nicht im Zusammenhang mit gemeldeten Vorfällen oder Hinweisen steht. Sollten hinweisgebende Personen Repressalien ausgesetzt sein, können diese Schadensersatzansprüche geltend machen.

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Bundesjustizminister Marco Buschmann stellt Entwurf des neuen Gesetzes vor

HinSchG fordert Unternehmen zum Handeln auf

Auch wenn das Hinweisgeberschutzgesetz noch nicht in Kraft getreten ist, sollten Unternehmen sich schon heute damit auseinandersetzen. Ein digitales Hinweisgebersystem schützt nicht nur Hinweisgeber vor Repressalien, sondern bewahrt auch Unternehmen vor finanziellen Schäden.

Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern und die öffentliche Hand sind sofort nach Verabschiedung des Gesetzes zur Implementierung von Meldekanälen verpflichtet. Für Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern gilt noch eine Schonfrist bis Ende 2023. Dann sind allerdings auch für diese Unternehmen Meldekanäle verpflichtend.

Sanktionen bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz

Unternehmen, welche keinen internen Meldekanal anbieten, haben nicht nur einen Wettbewerbsnachteil, sondern können auch nach dem neuen Gesetz sanktioniert werden. Kommen Organisationen der Pflicht zur Implementierung interner Meldestellen nicht nach, droht ein Bußgeld in Höhe von bis zu 20.000€.

Regelmäßig steht auch die Sanktionierung von Hinweisgebern im Raum, um Falschmeldungen zu bestrafen. Hier sieht das Gesetz ebenfalls eine Strafe von bis zu 20.000€ vor, wenn Hinweise bewusste Falschinformationen beinhaltet.

Gescheiterter Entwurf der vorherigen Regierung

Der Entwurf zum HinSchG, bei dem die Richtlinienumsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie um nationales Bundes- und Landesrecht vorgesehen war, schaffte es 2021 nicht ins Kabinett. Die Verantwortlichen der Parteien CDU/CSU und SPD als zu diesem Zeitpunkt regierende Koalition konnten sich nicht über das Gesetz einigen. Grund dafür war nach Meinung der CDU der erhöhte Bürokratieaufwand für Unternehmen und andere Organisationen.

Nach April 2021 lag der Fokus auf dem Wahlkampf, sodass das Thema bis nach den Wahlen nicht wiederaufgegriffen wurde. Nunmehr im September und Oktober 2022 befindet sich der finale Gesetzesentwurf in den Sitzungen des Bundestages. Es ist zeitnah mit einer Beschlussfassung im Quartal 4 des Jahres 2022 zu rechnen.

Zeitlicher Verlauf der Umsetzung

Oktober 2019: Die EU beschließt die EU-Whistleblower-Richtlinie

Anfang 2021: Das SPD-geführte Justizministerium der vorherigen Großen Koalition legt einen Entwurf zur Ressortabstimmung vor. Einwände der CDU/CSU kippen den Gesetzesentwurf

Ende 2021: Die neue Ampel-Koalition führt das HinSchG im Koalitionsvertrag auf und sichert eine konforme Umsetzung zu

Februar 2022: Da die Umsetzung des deutschen Gesetzes bis zur Frist der EU (17.12.2021) nicht fertiggestellt wurde, leitete die EU ein Vertragsverletzungsverfahren ein. Davon betroffen war nicht nur Deutschland, sondern auch weitere EU-Länder.

13. April 2022: Bundesjustizminister Marco Buschmann veröffentlicht einen neuen Referentenentwurf.

27. Juli 2022: Die Bundesregierung veröffentlicht einen Regierungsentwurf. Dieser unterscheidet sich teilweise vom Referentenentwurf.

16. September 2022: Der Bundesrat berät zum HinSchG.

29. September 2022: Der deutsche Bundestag berät zum HinSchG.

Weiterer Verlauf der Umsetzung

Nach der ersten Lesung des HinSchG (deutsche Hinweisgeberschutzgesetz) wird der Entwurf (Drucksache 20/3442) und der Antrag (Drucksache 20/3317) im Rechtsausschuss des deutschen Bundestages besprochen.

Das Datum für die öffentliche Anhörung im Rechtsausschuss wurde bereits festgelegt. So werden am 19. Oktober, um 14 Uhr, der Rechtsausschuss und entsprechende Sachverständige die Anträge beraten.

Best-Practices und Tipps zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetz

Unternehmen und Behörden sollten schon heute damit beginnen, sich mit dem Thema auseinander zu setzen und die Implementierung eines digitalen Meldekanals voranzutreiben. Betroffene Personen, welche Hinweise melden, helfen dem Unternehmen dabei, Missstände aufzudecken.

Digitale Hinweisgebersysteme sind heutzutage Best Practice und haben folgende Vorteile:

  • Einfache Einrichtung eines System zur Ermöglichung anonymer Meldungen
  • Steigerung der Bereitschaft, Missstände zu melden
  • Kombination von verschiedenen Meldekanälen (digital, schriftlich, persönlich, per E-Mail und per Telefon)
  • Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards dank Ende-zu-Ende Verschlüsselung und ISO-Zertifizierungen
  • Hinweise können 24/7 abgegeben werden
  • Hohe Akzeptanz der Belegschaft

Folgende Schritte sollten unternommen werden, um ihr Unternehmen oder Behörde auf das Gesetz vorzubereiten:

Festlegung des Personenkreises

Legen Sie fest, welche Personen für die Bearbeitung von Hinweisen im Unternehmen zuständig ist. Auch die Ausgliederung dieser Tätigkeit an externe Ombudspersonen ist möglich. Achten Sie aber in jeden Fall darauf, den Personenkreis so klein wie möglich zu halten. Außerdem sollen nicht-autorisierte Personen keinen Zugriff auf das System haben.

Definition von Prozessen

Definieren Sie Prozesse, welche zur Annahme und Bearbeitung von Hinweisen notwendig sind. Laut der Die Richtlinie gibt außerdem vor, dass geeignete Folgemaßnahmen zur Bearbeitung von Hinweisen definiert werden.

Kommunikation und Information

Sind alle Vorbereitungen getroffen, müssen Sie die Mitarbeiter über die Implementierung des Hinweisgebersystems informieren. Dazu können Sie den Link zum System auf Ihrer Unternehmenswebsite platzieren. Dies kann im Footer oder über eine Unterseite umgesetzt werden.

Außerdem können Sie Mitarbeiter per E-Mail oder Hinweisen im Intranet über die Existenz des Systems informieren.

Ebenfalls wichtig ist die richtige Kommunikation des Systems. Klären Sie Mitarbeiter auf, welchen Zweck das Hinweisgebersystem verfolgt und wie man es verwendet.

Hinweisgeberschutz ist Unternehmensschutz

Es gilt zahlreiche Gründe zur Einführung eines digitalen Meldekanals:

Ein Hinweisgebersystem erfüllt nicht nur die Vorgaben des Gesetzes oder schützt die Whistleblower. Vielmehr dient es den Interessen eines Unternehmens. Interne Missstände sind ein häufiger Grund für wirtschaftliche Schäden. Durch ein frühzeitiges Eingreifen des Managements kann Schaden abgewehrt oder reduziert werden.

Mit einem internen Meldekanal behalten Unternehmen zudem die Hoheit über einen Fall. Etwaige Missstände können zunächst intern gewürdigt werden. Folgemaßnahmen können vertraulich eingeleitet und geklärt werden. Anders ist es, wenn Hinweisgebern keine solche interne Beschwerdemöglichkeit angeboten wird. Sie wenden sich dann direkt an externe Stellen, wie die Staatsanwaltschaft, Presse oder Behörden. Eine Steuerung des Falles durch das Unternehmen ist dann nicht mehr möglich. 

Zudem schaffen interne Meldekanäle Vertrauen bei der Mitarbeitenden eines Unternehmens oder einer Behörde. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erkennen, dass das Management Missstände nicht duldet. Der Akzeptanz von Hinweisgebersystemen ist daher erfahrungsgemäß hoch und wird positiv aufgenommen. Vielen Mitarbeitern wird ein gutes Gefühl vermittelt, wenn sie nur wissen, dass sie etwas melden können. In Zeiten des Fachkräftemangels sind solche positiven Aspekte zu berücksichtigen. Gerade die Kleinigkeiten unterscheiden Wettbewerber voneinander.

Compliance gilt als Marketinginstrument. Unternehmen und Behörden, die auf ihrer Webseite einen Link zu einem internen Meldekanal setzen, zeigen der Öffentlichkeit, dass sie compliant sind. Auch dies schafft Vertrauen bei Lieferanten, Geschäftspartnern und potenziellen Bewerbern usw. Zudem setzen zunehmend Abnehmer in Lieferketten ein funktionierendes Compliance Management System voraus. Dazu gehört auch ein digitales Hinweisgebersystem. Das gleiche gilt für Auftraggeber der Öffentlichen Verwaltung.

Mit der Hintbox können Sie zudem nicht nur die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen. Unternehmen können auch das Beschwerdemanagement des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes abbilden. Dieses sieht vor, dass Unternehmen eine Beschwerdestelle errichten müssen. Mit unserem Formularmanager können Sie problemlos auch diese Anforderungen in der Hintbox erfüllen.

FAQ zum Hinweisgeberschutzgesetz

Nachfolgend werden in unserem FAQ alle wichtigsten Fragen zum HinSchG besprochen

Wann kommt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz wird 3 Monate nach Verabschiedung in Kraft treten. Mit der Verabschiedung ist im Q4 2022 zu rechnen. Somit sollte das Gesetz Anfang 2023 in Kraft treten.

Wer ist vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen?

Vom HinSchG sind alle Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitenden betroffen. Diese müssen interne Meldestellen einrichten.

Was ist eine interne Meldestelle?

An eine interne Meldestelle können Personen, die im Zusammenhang mit der Organisation stehen, Verstöße melden. Diese Hinweise werden dann zunächst intern bearbeitet. Am besten wird die interne Meldestelle mit einem digitalen Hinweisgebersystem umgesetzt.

Wofür ist das neue Hinweisgeberschutzgesetz?

Das neue Gesetz dient dem Schutz von hinweisgebenden Personen. Personen, welche Missstände in Organisationen melden, sind häufig Repressalien ausgesetzt. Diese Personen sollen mit dem neuen Gesetz geschützt werden.

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