Hinweisgeberschutzgesetz

Die EU-Mitgliedsstaaten müssen die Whistleblower-Richtlinie bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umsetzen. Entsprechend verschiedener Medienberichte hat das Bundesjustizministerium mit einem Hinweisgeberschutzgesetz nunmehr einen ersten Gesetzesentwurf erstellt und an die weiteren Ressorts zur Abstimmung weitergeleitet. Das Bundesjustizministerium beabsichtigt demnach Hinweisgeber bzw. Whistleblower insgesamt besser vor Repressalien im Zusammenhang mit einem Hinweis zu schützen. Das geplante Gesetz sieht dazu vor, dass Hinweisgeber auch Schutz genießen, wenn sie Verstöße gegen deutsches Recht – etwa über ein Hinweisgebersystem – melden.

Damit geht der Entwurf grundsätzlich über die Whistleblower-Richtlinie hinaus, die es den Mitgliedsstaaten freistellt, den Schutz der Hinweisgeber auf nationales Recht auszudehnen. In der Praxis würde dies bedeuten: Whistleblower dürften auch dann keine Nachteile oder Repressalien befürchten, wenn sie beispielsweise Hinweise zu Verstößen gegen das deutsche Arbeitsrecht abgeben.

Um den Schutz der Hinweisgeber prozessual zu verbessern, soll das Gesetz auch eine Beweislastumkehr zugunsten der Whistleblower vorsehen. Sofern ein Hinweisgeber Repressalien ausgesetzt wird bzw. ihm Nachteile entstehen, etwa eine Kündigung, muss er nur diesen Nachteil nachweisen.

Das Unternehmen oder der Arbeitgeber sind in einem solchen Fall verpflichtet nachzuweisen, dass diese Repressalien nicht aufgrund des Hinweises ergangen sind. Dies soll auch für Beamte gelten.

Der Gesetzgeber sieht interne Meldekanäle vor

Hinsichtlich der Meldekanäle sieht das Hinweisgeberschutzgesetz zwei gleichwertige Wege für Meldungen vor: Über interne Hinweisgebersysteme können Hinweisgeber Meldungen innerhalb eines Unternehmens oder einer Behörde abgeben.

Des Weiteren können Hinweisgeber sich auch an unabhängige externe Stellen wenden, wie zum Beispiel die BaFin für Verstöße im Zusammenhang mit Finanzregeln. Grundsätzlich sollen Hinweisgeber nur dann vor Repressalien und Nachteilen geschützt werden, wenn sie sich zuvor an einen dieser beiden Kanäle gewandt haben.

Andererseits müssen sich nach diesem Entwurf des Gesetzes auch Hinweisgeber darüber im Klaren sein, dass sie sich schadensersatzpflichtig machen, wenn sie mit Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit falsche oder unwahre Tatsachen über ein Hinweisgebersystem melden.

Es bleibt abzuwarten, wie die weiteren politischen Abstimmungen in den nächsten Monaten zur Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie verlaufen werden. In unserem Blog und über unserem Newsletter halten wir Sie über die aktuellen Entwicklungen auf dem laufenden.

Was bedeutet das beabsichtigte deutsche Hinweisgeberschutzgesetz für ein Hinweisgebersystem?

Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern und juristische Personen des öffentlichen Sektors bleiben weiterhin verpflichtet, interne Meldekanäle einzurichten. Zudem müssen auch Dienststellen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten interne Meldestellen einrichten. Daran können sich Beschäftigte wenden.

Der Entwurf definiert Dienststellen als einzelne Behörden Verwaltungsstellen und Betriebe der Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie die Gerichte. Zu beachten ist, dass für Dienststellen von Gemeinden und Gemeindeverbänden die Pflicht zur Einrichtung von Stellen für eine interne Meldung nur nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts gilt.

Damit sind weitere Gesetze der jeweiligen Bundesländer erforderlich. Die Bundesländer können weiterhin vorsehen, dass Gemeinden und Gemeindeverbände mit weniger als 10.000 Einwohnern von der Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen ausgenommen sind. Die Entwicklung des Landesrechts bleibt an dieser Stelle abzuwarten. Die verpflichteten Unternehmen und Behörden müssen ihren internen Meldestellen die notwendigen Befugnisse erteilen, damit sie ihre Aufgaben wahrnehmen können, insbesondere um Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen.

Die Anforderungen des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes können insbesondere durch ein digitales Hinweisgebersystem wie die Hintbox umgesetzt werden. Mit einem solchen Hinweisgebersystem können Hinweisgeber Informationen über Verstöße gegen deutsches und europäisches Recht abgeben.

Unabhängig von der aktuellen Diskussion, ob Unternehmen und Behörden verpflichtet sind, anonyme Hinweisen zu bearbeiten oder nicht, bieten anonyme Hinweise enormen Mehrwert für Unternehmen und Behörden: Viele Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten wagen es nicht, wesentliche Missstände zu melden, die dem Unternehmen oder der Behörde jedoch schaden.

Durch eine anonyme Hinweismöglichkeit kann solchen Personen die Angst vor Nachteilen genommen werden.

Was dürfen Hinweisgeber melden?

Die EU-Whistleblower Richtlinie sieht vor, dass Meldende zunächst Verstöße gegen EU-Recht melden dürfen. Dies betrifft zum Beispiel die Bereiche des Lebensmittelrechts, der öffentlichen Gesundheut, den Verbraucherschutz sowie den Datenschutz. Den Nationalstaaten steht es demnach frei, auch nationales Recht in den sachlichen Anwendungsbereich ihrer Umsetzungsgesetze aufzunehmen.

Der deutsche Gesetzeber hat mit seinem Entwurf festgelegt, dass das Gesetz auch für die Meldung und die Offenlegung von Informationen über Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, sowie sonstige Verstöße gegen Gesetze, Rechtsverordnungen und sonstige Vorschriften des Bundes und der Länder gilt. Danach haben auch deutsche Unternehmen ihre internen Meldestellen darauf vorzubereiten, dass Hinweis über Verstöße gegen deutsches Bundes- und Landesrecht eingehen können.

Der deutsche Gesetzesentwurf definiert in diesem Zusammenhang Verstöße als Handlungen oder Unterlassungen, die rechtswidrig sind und die Vorschriften oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich fallen. Dies kann das EU-, Bundes und Landesrecht sein.

Wer prüft die interne Meldung?

Der Entwurf bestimmt, wer die Informationen über Verstöße gegen EU- und deutsches Recht prüfen soll. Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine beim Beschäftigungsgeber oder bei der Dienstelle beschäftigte Person, eine interne Organisationseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Dies bedeutet, dass die Verpflichteten letztlich einen Compliance-Officer bzw. Compliance Beauftragten bestellen müssen. Alternativ können eine Compliance-Abteilung oder auch externe Ombudspersonen die Organisation über die internen Meldestellen übernehmen.

Häufig bieten externe Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte einen solchen Ombuds-Dienst an. In jedem Fall sollten die Compliance-Beauftragten neben der notwendigen fachlichen Kompetenz auch die notwendige Integrität und Social Skills aufweisen.

Zu erwähnen ist, dass sich mehrere Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach deutschen Hinweisgeberschutzgesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle betreiben oder einen Dritten beauftragen können, eine gemeinsame Stelle für sie zu betreiben.

Diese Möglichkeit kommt daher insbesondere bei mehreren kleineren Konzerngesellschaften in Betracht, die zum Beispiel die zentrale Compliance-Abteilung in der Konzernmutter mit der Bearbeitung von Informationen über Verstöße beauftragen.

Compliance-Beauftragte müssen unabhängig sein und sind zu schulen

Eine wesentliche Normierung zur Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie ist, dass die Personen der internen Meldestelle bei ihren Tätigkeiten unabhängig sein müssen. Dies setzt grundsätzlich voraus, dass sie keinen Weisungen des Arbeitgebers bei der Bearbeitung der internen Meldung unterliegen. Es ist nicht erforderlich, dass der Compliance-Beauftragte ausschließlich das Hinweisgebersystem administriert.

Der Entwurf sieht vor, dass er selbstverständlich auch andere Aufgaben wahrnehmen darf. Entscheidend ist jedoch, dass diese Tätigkeiten nicht zu einem Interessenkonflikt führt. Ein solcher Interessenkonflikt besteht zum Beispiel, wenn ein Geschäftsführer oder ein Mitglied des Vorstandes zugleich auch die Rolle des Compliance Beauftragten inne hat. Denn derjenige, der die interne Meldestelle verwaltet, soll eine neutrale und überwachende Funktion haben.

Zudem ist der Compliance-Beauftragte regelmäßig zu schulen, damit er die internen Meldungen sinnvoll und korrekt bearbeiten kann.

Welches Verfahren ist bei einer internen Meldung einzuhalten?

Jedes Unternehmen hat verschiedene Mindeststandards bei der Bearbeitung der internen Meldung einzuhalten. Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz schreibt vor, dass die interne Meldestelle der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen zu bestätigen hat.

Des Weiteren kommuniziert die interne Meldestelle mit dem Whistleblower und führt die Folgemaßnahmen durch. Solche Folgemaßnahmen können unter anderem sein: interne Untersuchungen, Einstellung des Verfahrens, wenn keine Beweise vorliegen und/oder Abgabe des Falles an eine zuständige Behörde. Solche Behörden kann unter anderem die Staatsanwaltschaft sein.

Wie kann ein Unternehmen die Anonymität rechtssicher bewahren?

Unternehmen und Behörden müssen die Anonymität auch nicht fürchten: Über die Hintbox als einfaches und sicheres Hinweisgebersystem erhalten anonyme Whistleblower automatisch generierte Zugangsdaten, mit denen sie sich in ihre Hintbox einloggen können. IP-Adressen oder andere personenbezogene Daten werden nicht gespeichert.

Der Compliance Officer des Unternehmens oder der Behörde kann über die Hintbox mit dem anonymen Hinweisgeber kommunizieren, wie etwa Rückfragen stellen oder zum Beispiel den Hinweisgeber ermutigen, seine Identität zu offenbaren.

Einen Schutz vor Repressalien soll auch das beabsichtigte Hinweisgeberschutzgesetz des Bundesjustizministeriums bei einer nachträglichen Identifizierung vorschreiben.

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