Anonym bleiben oder doch nicht?
Bereits bei der Erfassung der Meldung kann der Whistleblower entscheiden, ob die Meldung anonym oder mit persönlichen Kontaktdaten abgegeben werden soll. Der Schutz vor Repressalien ist somit gegeben und Reputationsschäden des Unternehmens können frühzeitig verhindert werden. Nach der erfolgreichen Übersendung der Meldung über eine verschlüsselte Kommunikation, erhält die Melderin oder der Melder einen Zugang zum automatisch generierten Konto. Über dieses können die Bearbeiter und Melder anonym kommunizieren oder nachträglich Informationen oder Dokumente dem Bericht anhängen. Die Anonymität des Hinweisgebers oder der Hinweisgeberin wird somit gewahrt und die Whistleblower können auf die Verwendung privater Mailadressen verzichten.
Den Briefkasten modernisieren & Hinweisgebersystem mitarbeiten lassen
Im Gegensatz zu statischen Meldekanälen, wie einem Briefkasten oder per E-Mail, unterstützt die HINTBOX Sie bei der Einhaltung von Fristen, welche dem Unternehmen gesetzt werden. Die HINTBOX bestätigt richtlinienkonform und automatisch den Eingang einer Meldung. Ebenfalls haben Bearbeiter die Möglichkeit, innerhalb von 3 Monaten nach Eingang einer Meldung, den Hinweisgeber über den aktuellen Status zu unterrichten. Dazu kann die HINTBOX automatisch einen Text generieren, welcher die bereits erledigten Arbeitsschritte beinhaltet. Die Konformität zur EU-Whistleblower-Richtlinie ist somit durch die HINTBOX mit nur wenigen Klicks gegeben.
Die HINTBOX schlägt verschiedene Kategorien vor, zu welchen Hinweise abgegeben werden können. Abhängig davon, welche Kategorie bei der Meldung eines Falles angegeben wurde, erhalten Bearbeiter einen organisatorischen Leitfaden zur strukturierten, effektiven und effizienten Bearbeitung eines Falles. Sind allerdings unternehmensspezifische Änderungen diesen Bearbeitungsschritten notwendig, können diese einfach über die Einstellungen der HINTBOX geändert und angepasst werden. Neben der Anpassung der Prozessschritte können Sie ebenfalls eigene Kategorien definieren und eingehende Fälle über ein Triage-System automatisiert priorisieren lassen.
Installation der Hintbox innerhalb weniger Minuten
Die HINTBOX deckt alle möglichen Funktionalitäten und Anforderungen an ein revisionssicheres und einfaches Whistleblower-System ab und ist dank der äußerst einfachen Implementierung und der Bereitstellung innerhalb weniger Minuten auch für kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Sobald die HINTBOX im Winter 2020 erhältlich ist, werden Sie nach der Eingabe Ihrer persönlichen Daten und den Informationen über die Firma, mit nur wenigen Klicks die HINTBOX konfigurieren. Unser Hinweisgebersystem wird daraufhin automatisiert zur Verfügung gestellt und ist startklar.
Den Nutzern der HINTBOX stehen im Anschluss direkte Möglichkeiten des Customizings und Brandings der Software zur Verfügung. Mit wenigen Klicks können Nutzer die Farbe der HINTBOX und ein eigenes Firmenlogo hochladen. Somit können Sie den Stakeholdern Ihres Unternehmens ein Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen, angepasst an Ihr CI.
Sollten Sie weitere Fragen zum Whistleblowing-Allrounder HINTBOX haben, können Sie selbstverständlich unverbindlich und kostenlos Kontakt mit uns aufnehmen. Ebenfalls können Sie uns auf LinkedIn folgen, um keine Neuigkeiten zu verpassen.
Über all unsere Kanäle werden wir Sie selbstverständlich informieren, wenn die HINTBOX erhältlich ist.